Comment prévenir l'épuisement professionnel des employés

L’Organisation mondiale de la santé reconnaît désormais officiellement l’épuisement professionnel sur le lieu de travail en tant que phénomène professionnel. C’est la première fois qu’elle est directement liée à la classification des maladies en tant que risque professionnel. Pourquoi est-il devenu une question si importante?

Si vous regardez les dix dernières années de l’économie mondiale, vous constaterez que la course a été plutôt difficile. L’économie s’était presque effondrée en 2009 et depuis lors, elle a été reconstruite à de nouveaux sommets. C'est la même année où l'adoption des smartphones et des médias sociaux a commencé à s'accélérer rapidement. Ces technologies ont mis une énorme pression sur les marques pour qu'elles agissent beaucoup plus rapidement que jamais.

Les marques devaient offrir une expérience client exceptionnelle et générer des revenus provenant de nouveaux canaux numériques. En fait, certains appellent notre ère actuelle «l'ère post-numérique» car les attentes des consommateurs ont atteint un point où une expérience numérique rapide constitue une barrière à l'entrée sur n'importe quel marché, ce qui signifie que les marques qui ne peuvent pas fournir survivre. Ces nouvelles forces ont incité les travailleurs à rester connectés à leurs employeurs via leurs appareils, où qu'ils soient.

Malheureusement, la technologie s'est développée plus rapidement que l'étiquette. Nous pensons toujours que, parce que nous pouvons communiquer avec notre travail 24h / 24 et 7j / 7, nous devons le faire. Même lorsque vous ne travaillez pas activement, les notifications et les vibrations des téléphones vous rappellent constamment qu’il reste du travail à faire. Après une décennie, tout ce stress s’est avéré insoutenable au point que des pays, comme la France et le Japon, ont mis en place une législation sur le droit de déconnecter et d’autres réformes pour aider les employés à trouver un équilibre.

Selon vous, quel rôle les chefs d'entreprise devraient-ils jouer dans la gestion de l'épuisement professionnel des employés?

Les outils conçus pour améliorer la flexibilité des employés se sont multipliés, mais depuis, ils ont atteint un point de rendement décroissant, au lieu de consolider les communications, ils nous submergent de messages et de notifications. Les dirigeants d’entreprise doivent réfléchir de manière proactive au rôle que joue la technologie dans le stress de leurs employés et essayer de rationaliser leurs piles de disques pour s’assurer que la technologie soutient votre équipe. Il ne s’agit pas simplement d’une source de distraction ou de fardeau.

Plutôt que de permettre à votre équipe de travailler 24h / 24, votre technologie devrait encourager la flexibilité et permettre aux employés de se déconnecter. Les dirigeants doivent également montrer l'exemple sur ce front et respecter les limites de leurs équipes. Dans une enquête que nous avons menée sur le stress au travail, plus du quart (28%) des travailleurs britanniques ont déclaré que recevoir des SMS ou des courriels de leur patron en dehors des heures de travail avait un impact important sur leur niveau de stress. Bien entendu, cela signifie également que les entreprises doivent adopter de meilleures pratiques pour la planification de projets. Ainsi, il est moins nécessaire de se précipiter à la dernière minute pour atteindre ses objectifs.

Quel rôle la technologie d'entreprise joue-t-elle dans le stress et le bonheur des employés?

Lorsque les informations sont structurées et accessibles aux personnes qui en ont besoin pour faire leur travail, la technologie d’entreprise permet de réduire le stress et d’accélérer le travail. Les gens aiment être productifs et ils sont frustrés quand ils pensent que la technologie ne leur permet pas de fonctionner. Toutefois, lorsque la technologie entrave la productivité, elle accentue le stress. De plus, la technologie empêche la productivité de plusieurs manières.

• Surcharge de communication: il y a tellement de communication au sein d’un système ou d’une pile de systèmes qu’il est presque impossible de séparer le signal du bruit;
• Fragmentation: vous passez une bonne partie de votre journée à essayer de trouver des informations que vous êtes pratiquement sûr d'avoir vues – vous ne savez pas exactement où. Cela ralentit les projets et oblige les équipes à utiliser différentes sources d'informations, ce qui signifie que certaines peuvent être obsolètes, incomplètes ou non pertinentes;
• Ergonomie: technologie difficile ou lente à utiliser, source de frustration pour quiconque tente de l'exploiter. À l’ère post-numérique, la technologie d’entreprise doit être aussi intuitive que les applications personnelles que nous utilisons tous quotidiennement sur nos téléphones.

Je ne saurais trop insister sur l’importance de réduire le stress et la frustration liés à l’exécution. Nous avons récemment mené une enquête qui a révélé que les utilisateurs de logiciels de gestion collaborative du travail au Royaume-Uni étaient 61% plus susceptibles que les non-utilisateurs de dire qu'ils entretenaient une "très bonne" relation avec leurs responsables. Ils étaient également 152% plus susceptibles que les non-utilisateurs de dire que la mission de leur entreprise leur résonnait «très fort», ce qui montre que si vous pouvez permettre aux personnes de travailler en douceur, elles vont trouver le bonheur sur leur lieu de travail.

Comment les entreprises peuvent-elles désencombrer leurs technologies pour aider à lutter contre l'épuisement professionnel des employés?

Il y a une dizaine d'années, l'adoption de la technologie par le bas était une tendance à la hausse rapide. Les entreprises ont donc traversé une période caractérisée par une vaste gamme de technologies redondantes et redondantes qui variaient d'une équipe à l'autre. À l’époque, la tendance était bonne, car elle réengageait les travailleurs lorsque la technologie de l’entreprise était terriblement dépassée, mais cela posait des problèmes de confidentialité, de sécurité et de fragmentation de l’information.

Les directeurs informatiques doivent auditer leurs systèmes, voir combien d'applications sont utilisées au sein de leurs équipes et examiner les lacunes créées par ces systèmes. C’est dans ces lacunes que des processus manuels pénibles existent pour les travailleurs qui doivent s’assurer que les informations sont synchronisées entre eux.

Dans un monde idéal, les différentes équipes d'une entreprise planifieront des projets et collaboreront dans une solution unique et unifiée. De manière réaliste, cela peut prendre plusieurs systèmes, mais ils doivent être intégrés de manière à permettre sans effort le travail et les mises à jour de passer d'une équipe à l'autre et d'un système à l'autre pour prendre en charge la collaboration interfonctionnelle, et utiliser l'automatisation pour éliminer les silos et éliminer les tâches de routine. les tâches.

La gestion collaborative du travail aide les entreprises à offrir un travail flexible. Mais de quelle autre manière cela aide-t-il à gérer l'épuisement professionnel des employés?

Certaines forces psychologiques sont à l’origine de l’épuisement professionnel, et l’un d’eux est le concept de contrôle perçu, ce qui signifie que les personnes subissent moins de stress quand elles se sentent capables de contrôler leur situation. Le logiciel CWM donne effectivement aux gens le contrôle de leur travail, leur donnant la possibilité de travailler de la manière qui leur convient, de concevoir des workflows et également de voir des projets et des missions de manière personnalisée.

Une autre cause majeure de stress est la frustration d’attendre que les gens fassent ce que vous avez besoin de faire pour faire avancer les projets. Le défi est que souvent les gens ne connaissent pas la priorité du travail ou n’ont pas le contexte dont ils ont besoin pour commencer. Et le MCG précise les priorités et peut conserver toutes les conversations, documents et calendriers pertinents au même endroit.

La question de ce que j’appelle le travail caché – ou des tâches qui sont du travail mais ne sont pas nécessairement suivies dans un plan de projet. Planifier des réunions, répondre à des courriels, gérer des versions de documents – autant de tâches qui occupent une grande partie de notre temps de travail, que nous en prenions conscience ou non. Le MCG peut automatiser ou réduire un grand nombre de ces fonctions, laissant ainsi plus de temps aux personnes pour se concentrer sur le travail qui produit les résultats.

Les attentes irréalistes sont également difficiles, et le défi est que la direction n’a pas de visibilité sur la charge de travail de son équipe. Les plates-formes de MCG peuvent fournir une image claire de la capacité d'un employé à déléguer des tâches, à fixer des délais et à hiérarchiser les tâches. Cinquante et un pour cent des travailleurs britanniques déclarent que recevoir des missions avec des délais irréalistes a un impact important sur leur stress et que la gestion des ressources peut aider à maintenir l’équilibre des tâches au sein d’une équipe.

Étant donné que des délais réalistes sont réalisables, la gestion des ressources peut en réalité augmenter la capacité de l'équipe. Ils suivent également les travaux plus loin, afin que les équipes puissent commencer à planifier et à réduire les paniques de dernière minute sur les délais invisibles – ce qui devrait permettre de réduire les courriels et les messages de fin de soirée.

La plupart des travailleurs ont connu au moins un déploiement de technologie infructueux au cours de leur carrière. Par conséquent, lorsque vous introduisez un nouvel outil, vous êtes surpris. La gestion du changement est essentielle dans tout programme de transformation, et en particulier dans celui qui nécessite un changement d'habitude quotidien d'un grand nombre de personnes. Vous pouvez dépenser beaucoup d'argent en technologie et le faire tomber à plat parce que personne ne l'adopte, vous devez donc avoir un plan. Le contexte et la clarté dans la communication avec vos employés des raisons pour lesquelles vous implémentez un changement sont essentiels.

Commencez par «pourquoi» et examinez-le dans l’optique «que me réserve-t-il» pour aider à vendre l’idée à vos employés. Mieux vous pourrez définir le lien entre l'application et les résultats (professionnels et personnels), plus vos utilisateurs seront favorables et enthousiastes à l'adopter. Nous encourageons toujours nos utilisateurs à commencer par des cas d'utilisation critiques – en répondant d'abord à un besoin immédiat, puis à tirer parti de ce succès pour élargir l'utilisation à l'aide d'autres cas d'utilisation.

Il est également essentiel qu'une solution soit suffisamment flexible pour répondre aux diverses préférences de votre personnel. Vous n’aurez probablement pas beaucoup de chance en obligeant les gens à utiliser un outil qui les fait fonctionner comme ils le font, vous avez besoin d’un outil qui fonctionne comme eux, mais avec des optimisations.

Faire le nécessaire pour choisir le bon outil et le déployer efficacement rapportera des fruits à long terme.

Andrew Filev est le fondateur et PDG de Wrike, une plate-forme de gestion du travail basée sur le cloud.