Il s’agit du deuxième article d’une série en deux parties en l’honneur du 50e anniversaire du courrier électronique. La première partie peut être trouvée ici.
Le cas contre e-mail repose sur l’idée que services de collaboration faire tout ce que le courrier électronique fait, ainsi que remédier à toutes ses lacunes – des données cloisonnées et des interfaces utilisateur maladroites à l’opportunité d’incidents de sécurité.
Cependant, une comparaison directe entre le courrier électronique et des services tels que Mou ou Équipes Microsoft est inapproprié à bien des égards, car les deux sont utilisés à des fins différentes (quoique adjacentes).
Selon Andrea Loubier, PDG de Client de messagerie Mailbird, c’est «comme comparer des pommes et des oranges». «Il existe de nombreux nouveaux outils qui remettent en question les cas d’utilisation du courrier électronique, [but] Je considère ces technologies comme complémentaires », dit-elle.
Par exemple, l’essor des plates-formes de collaboration a changé la façon dont les collègues communiquent en défendant une approche plus informelle. Fini le temps des «sincères» et des «salutations bienveillantes» et vient l’heure de la comédie GIF et de l’émoticône de réaction.
Mais si la capacité de construire des relations personnelles plus profondes avec des collègues distants est l’une des principales propositions de valeur des plates-formes de collaboration, c’est aussi l’une des raisons fondamentales pour lesquelles elles n’ont pas déplacé le courrier électronique, comme certains l’avaient prédit.
La boîte de réception est devenue le dernier bastion de la communication purement fonctionnelle, transactionnelle et asynchrone. C’est l’endroit où se déroule la communication la plus sérieuse et, franchement, ennuyeuse, et c’est pourquoi elle est si précieuse.
Un autre aspect dans lequel les deux services diffèrent est le temps de réponse attendu. Bien que les fournisseurs de collaboration prétendent faciliter la communication asynchrone, en réalité, ces plates-formes incitent à des réponses quasi instantanées. Dans un canal partagé, par exemple, une requête sera enterrée sous un torrent de nouveaux messages si elle n’est pas traitée immédiatement.
Cependant, il est largement admis que le courrier électronique n’exige pas toujours une réponse immédiate. Dans un monde où des centaines de notifications push attirent notre attention chaque jour, la capacité de communiquer de manière asynchrone est vitale pour des raisons de productivité, mais aussi de bon sens.
Ce style de communication donne également aux interlocuteurs plus de temps pour réfléchir à leur réponse. Pour une demande rapide ou une discussion informelle, les outils de collaboration sont de loin l’option supérieure, mais le courrier électronique prospère lorsqu’une diligence raisonnable est requise.
«Les e-mails sont éprouvés et fiables; il existe depuis si longtemps parce que cela fonctionne, malgré les nombreuses frustrations qui l’accompagnent », a ajouté Loubier.
«Notre ceinture d’outils pour la productivité et la communication s’est élargie, le courrier électronique devenant le principal cadre technologique auquel les nouveaux outils contribuent à l’efficacité et aux flux de travail.»
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Les voisins bruyants
Cependant, les entreprises opérant sur le marché de la collaboration ont tendance à voir les attributs de base du courrier électronique sous un angle différent; comme limité et lent, plutôt que spécifique à une tâche et lent de par sa conception.
Et cette perspective est également étayée par des données. UNE récent sondage D’après Mail Manager, 32% des employés passent au moins une heure à gérer leur boîte de réception chaque jour, ce qui équivaut à un huitième de la semaine de travail ou plus.
Si un employé est payé 30 000 $ par an (proche de la moyenne américaine), on peut dire que le temps perdu à gérer le courrier électronique coûte 3 750 $ par an à l’employeur. Une entreprise qui emploie 1 000 personnes, dont un tiers est enlisé par la gestion des e-mails, emportera en fait 1,2 million de dollars par an.
Il s’agit d’un trou de productivité que les services de collaboration estiment être en mesure de combler, en partie en intégrant un large éventail de fonctions dans une seule application.
De nombreux outils de collaboration ont commencé comme de simples applications de messagerie ou vidéo conférence services, mais sont depuis devenus des centres de travail centralisés, absorbant stockage en ligne, partage de fichiers, gestion de projet et service client fonctionnalités dans un seul package.
Certains joueurs dans l’espace, comme Asana, considèrent leur relation avec le courrier électronique comme une symbiose réticente. Selon Simon O’Kane, responsable EMEA de l’entreprise, le courrier électronique est un «outil de communication utilisé à mauvais escient pour la coordination du travail».
«Nous savons que la gestion efficace du travail va au-delà des fils de messages. En tant qu’outil de communication, le courrier électronique ne pourra jamais aider les entreprises à coordonner leur travail », nous a-t-il dit.
«Les e-mails ne risquent pas de s’éteindre complètement; malgré ses limites, c’est toujours un moyen de communication adopté à l’échelle mondiale. [But] ce sont les organisations qui identifient les outils les plus utiles et repoussent les systèmes hérités qui prospéreront. »
Microsoft est installé des deux côtés de la clôture, exploitant à la fois des produits de messagerie et un service de collaboration. Nick Hedderman, directeur du Modern Work & Security Business Group chez Microsoft UK, nous a dit que les cas d’utilisation pour chaque type de produit deviendraient de plus en plus différents au fil du temps.
«Le courrier électronique est là pour rester un outil de productivité essentiel, particulièrement utile pour les communications en« boucle ouverte », comme la connexion avec les clients. Il y a aussi un rôle pour les outils de collaboration, comme moyen de se connecter avec une «boucle intérieure» de collègues », a-t-il déclaré.
«Permettre aux employés de travailler au sein de leurs équipes avec un logiciel basé sur le cloud qui est toujours à jour, accessible sur différents appareils et construit sur une plate-forme sécurisée sera essentiel.»
D’autres entreprises de l’espace, cependant, sont franches quant à leurs ambitions de confier le courrier électronique à la poubelle technologique. La pandémie en particulier, disent-ils, a fourni une étude de cas parfaite sur les pièges du courrier électronique.
«Bien que cela reste l’option par défaut parmi certaines entreprises plus traditionnelles, la pandémie a mis en lumière la vérité sur le courrier électronique: c’est un moyen archaïque et inefficace de communication sur le lieu de travail», a déclaré Stuart Templeton, responsable du Royaume-Uni chez Slack.
«Le travail de connaissance est un travail collaboratif, et le travail à distance a souligné à quel point l’ouverture et la transparence de la communication sont essentielles pour créer un alignement et permettre de prendre des décisions meilleures et plus rapides. [Email] élimine la visibilité grâce à des messages directs et des fils de discussion fermés, en ne partageant les connaissances qu’avec une poignée de personnes et en les isolant de la main-d’œuvre au sens large. »
Templeton est même allé jusqu’à prédire une transition loin du courrier électronique alors que les entreprises évoluent vers un modèle de travail hybride, dans lequel les employés partagent leur temps entre la maison et le bureau.
«Le courrier électronique sur le lieu de travail est un outil adapté à la prise de décision à huis clos, en isolant les informations clés de ceux qui en ont le plus besoin. Les jours de copie dans de longues chaînes d’e-mails peuvent bien être comptés, et c’est quelque chose dont nous pouvons tous être reconnaissants. »
L’avenir du courrier électronique
Les arguments en faveur de la mort du courrier électronique reposent sur l’idée que les meilleures qualités du courrier électronique peuvent être reproduites par des services qui sont également capables d’éliminer ses imperfections. Mais c’est une théorie, pas une vérité universellement reconnue.
L’un des problèmes les plus importants pour les challengers par courrier électronique est leur nature propriétaire. Avec une base d’installation aussi grande que celle du courrier électronique et en tenant compte de sa centralité dans le fonctionnement du Web, il est difficile de voir comment un rival pourrait renverser le courrier électronique de son perchoir.
De plus, si le courrier électronique devait être remplacé par une alternative, des questions devraient être posées sur ce qu’il advient du courrier stocké. La WayBack Machine répertorie l’histoire d’Internet, mais il n’y a pas d’équivalent pour le courrier électronique, donc éliminer la technologie reviendrait à effacer une partie importante de l’histoire humaine récente.
Néanmoins, avec une telle cible peinte sur le dos, le courrier électronique devra continuer à se développer. Lorsqu’on leur a demandé comment la technologie pourrait évoluer dans les années à venir, ceux que nous avons consultés ont en grande partie chanté sur le même ton.
Quelques-uns ont suggéré qu’elle serait remplacée ou augmentée par les technologies de communication émergentes, d’autres pensent que la sécurité et la confidentialité des données exigeront des changements en profondeur, mais la majorité convient que l’avenir du courrier électronique réside dans l’intégration.
«Pour le moment, il n’y a pas d’application commerciale en vue qui pourrait rivaliser avec la portée du courrier électronique et cela reste le seul standard commun et ouvert pour la communication d’entreprise», a déclaré Oetjen, PDG du service de messagerie GMX. «La solution miracle sera de le lier intelligemment à d’autres moyens de communication.»
Pip White, MD UK & Ireland chez Google Cloud, pense également qu’une intégration plus étroite pourrait compenser les insuffisances de la technologie vieille de 50 ans.
«Le courrier électronique restera au cœur de l’évolution des plans de travail des entreprises, aidant à combler le fossé entre le personnel et le« ailleurs », mais dans le cadre d’une suite d’outils beaucoup plus large», a-t-elle déclaré.
«Les gens sont surchargés par de nombreuses tâches dans de nombreux outils avec des lignes floues sur l’endroit où le travail se déroule. Il est important que les outils essentiels de communication et de collaboration, y compris le courrier électronique, mais aussi la vidéo et le chat, fonctionnent mieux et plus étroitement ensemble. »
Si et quand le courrier électronique atteindra son 100e anniversaire, il sera probablement devenu une bête complètement différente.
