En 2019, 50% des employés dans le monde ont travaillé loin de leur bureau pendant au moins deux jours et demi par semaine, et au Royaume-Uni, 70% des employés pensent que le travail flexible rend un emploi plus attrayant. Alors que les entreprises ont bien progressé vers le travail flexible, les événements récents ont pu signifier que certaines entreprises ont dû rapidement basculer vers le travail flexible plus tôt qu'elles ne l'auraient prévu.
Pour qu'une main-d'œuvre plus disparate puisse travailler efficacement, les individus doivent avoir les connaissances et les compétences nécessaires pour tirer le meilleur parti du travail en dehors de l'environnement de bureau traditionnel, ainsi que la technologie et les outils en place pour les soutenir. Les travailleurs à distance et les employeurs doivent considérer quatre domaines clés:
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N'ayez pas peur de «trop communiquer»
Lorsque vous n'êtes pas au bureau, vous risquez d'oublier de garder les coéquipiers ou les managers informés. Plutôt que de prendre une mentalité «hors de vue, hors d’esprit», il est crucial de s’enregistrer régulièrement et de poser des questions si quelque chose n’est pas clair. Vous pouvez partager des listes de choses à faire au début de la journée ou avoir un appel d'équipe à la mi-journée pour rattraper votre retard sur la journée et travailler sur la base qu'il vaut mieux communiquer plus qu'oublier de partager ce que vous faites .
Faire bon usage d'un système de messagerie instantanée est un bon moyen de partager un message rapide, ou mieux encore, de sauter sur un appel vidéo. En tant que créatures sociales, il est important pour nous de voir les expressions et les émotions de ceux avec qui nous communiquons, et qu'il s'agisse de prendre une décision ou de partager une blague, faire soit tout en voyant la réaction d'un collègue stimulera grandement le moral d'un travailleur distant et l'humeur.
Entretenir des relations de travail
Une communication régulière est également un moyen de garantir que les efforts des travailleurs à distance sont reconnus et récompensés lorsqu'ils ne sont pas physiquement au bureau. Les niveaux de motivation et de productivité peuvent glisser si les membres de l'équipe ne sont pas encouragés et remerciés pour leurs efforts.
Il peut également être plus difficile de maintenir des relations de travail étroites avec des collègues à distance, alors encouragez les employés à se ménager du temps pour se faire savoir qu'ils sont disponibles pour les aider si nécessaire. Le simple fait de demander comment se déroule la journée d'un collègue, ou de passer des appels vidéo pour un «café numérique» ou une réunion informelle peut considérablement aider à maintenir les liens entre collègues. Et si le manque d'interaction face à face se sent comme un obstacle à l'établissement de relations, encore une fois, nos appels vidéo d'amis peuvent être un excellent moyen de rattraper le temps perdu pour une conversation informelle et facile.
Connaissez votre technologie
Idéalement, vous vous assureriez que tous les employés connaissent leur technologie dès que des modèles de travail flexibles sont mis en place. Si les employés ne sont pas parvenus à se familiariser à temps, il peut être utile de les présenter aux «utilisateurs expérimentés» dans les collègues conviviaux et accessibles qui ont été désignés comme champions de la technologie. Ces utilisateurs expérimentés peuvent répondre à toutes les questions qu'ils peuvent être trop timides pour poser au service informatique, ou leur montrer des fonctionnalités astucieuses qui pourraient être un énorme booster de productivité.
Il convient également de vérifier que les télétravailleurs disposent de tout ce dont ils ont besoin pour être aussi productifs et confortables que possible, tels que des périphériques ergonomiques. Par exemple, une souris ou un clavier vertical avec rembourrage au poignet peut rendre les utilisateurs d'ordinateurs plus à l'aise et garantir que chacun est en mesure de maintenir le niveau de productivité qu'il obtiendrait au bureau. Cela variera d'une personne à l'autre – il n'y a pas de configuration «taille unique», alors prenez le temps de comprendre ce dont chaque employé a besoin.
Rendre les appels vidéo efficaces
Les appels vidéo et les conférences téléphoniques sont une partie importante du travail à distance, car ils permettent aux individus de communiquer d'une manière qui imite le plus étroitement la communication en face à face et soutient le travail collaboratif. En conséquence, toutes les personnes impliquées doivent savoir comment se connecter, activer leur caméra et leur audio, bien cadrer avec la caméra à hauteur des yeux et dans un environnement bien rangé, et mettre les haut-parleurs en sourdine lorsqu'ils ne parlent pas. Sinon, il y a un risque de retard des réunions, de confusion autour des participants et des individus qui se parlent.
Pour que la réunion soit rapide et productive, il est également important de s'assurer que tout le monde dispose d'une connexion Internet solide et stable pour éviter les retards de diffusion. C'est également une bonne pratique de faire circuler un ordre du jour à l'avance et de s'y tenir, et de désigner quelqu'un pour présider la réunion afin de donner la structure de l'appel, et de minimiser les discussions entre les participants. Enfin, assurez-vous que les participants se donnent du temps supplémentaire pour s'assurer qu'ils ont fait tout ce qui précède avant le début de la réunion. Les retards d'un appel peuvent être frustrants pour les autres et embarrassants pour le coupable.
Les options de travail à distance et flexibles ont le potentiel d'être productives et efficaces pour les employés et, dans la situation actuelle, ont fourni une bouée de sauvetage à de nombreuses entreprises de services en facilitant la continuité de leurs services. Cependant, les étapes ci-dessus doivent être prises en compte pour que cette façon de travailler soit efficace. S'assurer que les employés comprennent comment utiliser et maximiser la technologie nécessaire pour collaborer et maintenir la communication lorsqu'ils ne travaillent pas en face-à-face sont tous deux importants – sinon, la productivité et la motivation pourraient en souffrir.
Anne Marie Ginn est responsable de la collaboration vidéo EMEA à Logitech
