La numérisation des archives peut augmenter l’accès à l’information mais compromettre la confidentialité

Les commandes au foyer signifient qu’il est interdit de manger au restaurant, d’assister à des spectacles ou de rendre visite à des amis et à la famille. Cela signifie également que les institutions et les installations d’archives canadiennes, à la suite d’ordonnances de santé publique, ont un accès restreint aux généalogistes, aux chercheurs universitaires et à toute autre personne qui fouille dans le passé.

Pourquoi les archives ne numérisent-elles pas simplement tout et ne le rendent pas disponible en ligne?

Les collections d’une grande archive comme Bibliothèque et Archives Canada (BAC) comprennent des centaines de kilomètres de documents, des millions d’images photographiques, des cartes, des plans architecturaux et des œuvres d’art, et des centaines de milliers d’heures d’enregistrements audio et vidéo. BAC, comme d’autres archives, a plus de mandat que de budget. La numérisation de cette quantité de matériel dépasse de loin les ressources de l’institution.

Ensuite, il y a les avantages par rapport aux coûts. Les archives comme BAC citent la popularité des documents comme la principale raison de la numérisation. La recherche juridique et universitaire nécessite non seulement des documents sélectionnés, mais des ensembles entiers de documents, dont beaucoup n’ont pas été examinés depuis leur mise aux archives. La numérisation de grandes séries de documents obscurs ne constituerait pas une utilisation responsable des maigres fonds publics.

Protéger la vie privée et la propriété intellectuelle

À l’instar de nombreuses archives au Canada, BAC détient des documents gouvernementaux ainsi que des documents donnés par des particuliers et des organisations. L’accès à ces dossiers privés peut être restreint en vertu d’accords juridiquement contraignants avec les donateurs pour protéger la vie privée des donateurs, la confidentialité des tiers ou les droits d’auteur.

Mais même avec les archives gouvernementales, la situation n’est pas si simple. Les documents gouvernementaux comprennent les renseignements personnels des particuliers, qui doivent être protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

De même, la Loi sur l’accès à l’information, tout en ouvrant de nombreux documents gouvernementaux, en garde certains fermés pour protéger la vie privée des tiers et la sécurité nationale, et pour d’autres raisons.

Étant donné que les documents gouvernementaux incluent les documents reçus par le gouvernement, par exemple lorsqu’un citoyen envoie une lettre ou qu’un consultant soumet un rapport, les gouvernements ne détiennent pas le droit d’auteur sur tous leurs documents. En conséquence, certains ne peuvent pas être numérisés en vertu de la Loi sur le droit d’auteur.

L’histoire du Canada regorge d’exemples de surveillance gouvernementale qui, rétrospectivement, sont perçus comme injustifiés et nuisibles. Les communautés autochtones, par exemple, sont sous la surveillance du gouvernement depuis plus longtemps que le Canada n’est une nation. Les archives de cette surveillance sont des archives gouvernementales. Les numériser et les mettre en ligne priverait les peuples autochtones de leur vie privée et porterait atteinte à leur souveraineté.

Préserver le numérique

Les archives ne détruisent pas les documents qu’elles numérisent. Pour chaque document numérisé, le fardeau de la conservation est doublé: l’original doit être conservé et la copie numérique, pour être utile, doit être préservée contre l’obsolescence et la perte de données.

À moins que les archives ne reçoivent un financement spécial, la numérisation est un jeu à somme nulle: elle utilise des ressources qui ne sont pas disponibles pour d’autres tâches. Parmi les plus importants, il y a la préservation des documents numériques d’origine, y compris les courriers électroniques, les feuilles de calcul et les documents, ainsi que les nouvelles formes de documents tels que les sites Web et les médias sociaux.

Créés sur des ordinateurs obsolètes et stockés sur des supports obsolètes tels que des disquettes ou des CD, les enregistrements numériques nés nécessitent des logiciels, des équipements et des méthodes de conservation spécialisés. Les archives canadiennes ont désespérément besoin du soutien du public et des chercheurs pour une injection de fonds afin de relever le défi de l’archivage numérique né.

Compte tenu de l’omniprésence des technologies numériques aujourd’hui, la création d’archives de documents numériques nés doit être notre priorité la plus urgente, y compris les documents créés pendant la pandémie COVID-19.

Numérisation sélective

Heureusement, les archives travaillent sur ce problème depuis un certain temps maintenant, et les programmes de numérisation sélective ont très bien réussi à rendre les documents très utilisés facilement accessibles en ligne.

Les archives doivent s’assurer que des descriptions détaillées et très spécifiques des documents sont créées afin que les chercheurs puissent avoir une idée claire des documents qu’ils doivent consulter avant de planifier leur voyage.

Les grandes archives, comme BAC ou Bibliothèque et Archives nationales du Québec, ont des bureaux régionaux qui conservent les documents à proximité de l’endroit où ils sont le plus pertinents.

Et surtout, les archives canadiennes ont un personnel dévoué qui peut fournir des idées et de l’aide aux chercheurs, ou diriger les chercheurs vers des documents déjà numérisés. Contacter le personnel des archives avant de se rendre dans les archives est une bonne idée pendant la pandémie COVID-19 ou à tout autre moment.

Les archives canadiennes ont subi des décennies de déficits et de réductions de financement, même si elles ont été confrontées à de nouveaux défis dans la numérisation des documents non numériques et la capture des documents numériques nés. Un financement accru est essentiel: mais ne chassons pas le mirage de tout numériser.

Cet article est republié à partir de The Conversation sous une licence Creative Commons. Lisez l’article original.