Alors que de plus en plus d’organisations se tournent vers le stockage en nuage pour stocker leurs documents importants, il devient difficile de garder une trace de tout. C’est pourquoi Dropbox a annoncé un certain nombre de nouvelles fonctionnalités pour faciliter le maintien d’un système organisationnel efficace.
La recherche d’un fichier spécifique dans un dossier partagé peut être une tâche fastidieuse, en particulier lorsque chacun a ses propres conventions de dénomination et processus de téléchargement et de catégorisation des fichiers. Pour aider les équipes à travailler plus efficacement, Dropbox a développé de nouvelles fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de ses outils de collaboration en ligne d’utiliser les automatisations pour rester organisés.
Désormais, les utilisateurs peuvent créer des dossiers qui effectuent automatiquement des tâches spécifiques, telles que la dénomination, le tri, le balisage et la conversion, à chaque fois qu’un fichier est ajouté au dossier. Les paramètres de ces dossiers automatisés peuvent également être contrôlés et gérés à l’aide d’un nouveau tableau de bord central. Pendant ce temps, la nouvelle fonctionnalité d’organisation multi-fichiers permet aux utilisateurs de catégoriser et de trier les fichiers d’un dossier en sous-dossiers en fonction des dates, des mots-clés ou des niveaux d’activité avec la possibilité de prévisualiser et de vérifier les modifications avant que les fichiers ne soient déplacés.
En ce qui concerne les conventions de nommage, les utilisateurs de Dropbox pourront désormais créer des normes de nommage de fichiers basées sur des catégories pouvant être appliquées à des dossiers individuels. Cependant, les utilisateurs peuvent également renommer des fichiers ou des photos en fonction de la date à laquelle ils ont été pris et inclure un nom de dossier parent.
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Recherche de contenu et signature de documents
En plus d’aider les utilisateurs à organiser leur contenu, Dropbox ajoute également de nouvelles fonctionnalités pour les aider à trouver du contenu plus rapidement en fonction d’un nouvel article de blog.
En utilisant des mots facilement consultables, les utilisateurs peuvent étiqueter des fichiers et des dossiers afin qu’ils puissent rapidement trouver celui dont ils ont besoin, même s’ils ne se souviennent pas de son nom. Contrairement aux nouveaux dossiers automatisés et fonctionnalités de dénomination de fichiers de Dropbox qui sont d’abord déployés pour les équipes, tous les utilisateurs de l’entreprise peuvent commencer à utiliser des balises pour organiser leurs fichiers et dossiers dès aujourd’hui.
Comme de nombreuses personnes utilisent sa plate-forme comme stockage cloud pour les photos, Dropbox ajoute également la possibilité de rechercher et d’afficher rapidement toutes les photos et vidéos d’un utilisateur dans un emplacement centralisé sur le Web. Cela peut être fait sur n’importe quel appareil en cliquant sur « Photos » dans la barre latérale gauche sur le site Web de Dropbox.
Enfin, avec l’application mobile HelloSign, les utilisateurs peuvent rapidement préparer, envoyer et signer des documents en déplacement depuis leur smartphone ou leur tablette. L’application est actuellement disponible sur tous les plans HelloSign exclusivement sur iOS, bien qu’une version Android soit bientôt disponible.
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