Les tableaux blancs des salles de conférence sont une icône du bureau moderne, mais ces caractéristiques du brainstorming ont des limites importantes. Les notes autocollantes éparses sont faciles à égarer, les marqueurs effaçables à sec refusent de fonctionner et les équipes manquent rapidement de place pour leurs idées. Les premiers tableaux blancs numériques, les tableaux physiques dotés de capacités interactives, créent encore des goulots d’étranglement dans la créativité, car le pouvoir est entre les mains d’une seule personne au sein du tableau plutôt que du groupe collectif.
Les tableaux blancs numériques d’aujourd’hui sont basés sur le cloud, offrant un espace virtuel aux équipes pour réfléchir et organiser des idées. Des équipes complètes peuvent apporter des contributions simultanément, donnant à chacun une voix sans les limitations d’espace physique, les goulots d’étranglement créatifs et les piles manuscrites de notes autocollantes.
A propos de l’auteur
Karl Sun est le co-fondateur et PDG de Lucid
Sommaire
Pourquoi utiliser un tableau blanc numérique?
Les tableaux blancs numériques, également appelés virtuels ou en ligne, ont gagné en popularité avec l’essor du travail à distance. La pandémie actuelle a obligé les équipes à identifier de nouvelles façons d’innover, de communiquer et de collaborer, rendant les plateformes de productivité en ligne, comme les tableaux blancs virtuels, essentielles au travail quotidien.
Cependant, alors que les entreprises planifient l’avenir de leur main-d’œuvre, elles doivent se rappeler que les solutions de tableau blanc virtuel ne résolvent pas uniquement les problèmes de collaboration et de productivité pour le travail à distance. Ces applications peuvent contribuer à maintenir une collaboration efficace et efficiente lorsque les équipes retournent au bureau.
Les tableaux blancs numériques sont un espace virtuel partagé où les équipes peuvent non seulement réfléchir ensemble pour créer de nouvelles idées, mais également se mettre sur la même longueur d’onde pour améliorer l’alignement des équipes et créer des plans d’action. Ces applications améliorent la créativité et encouragent l’innovation grâce à des fonctionnalités telles que le dessin à main levée, l’ajout de formes et de lignes et une toile infinie, permettant aux équipes de générer plus facilement des idées qui font avancer l’entreprise. Les réunions deviennent plus dynamiques lorsque les membres de l’équipe peuvent chacun partager leur voix, offrant des réflexions et des commentaires en temps réel sur tout, des solutions créatives, des changements dans la feuille de route d’un produit, jusqu’à la planification stratégique pour la nouvelle année.
Que rechercher dans une application de tableau blanc numérique
Bien qu’il existe plusieurs tableaux blancs numériques disponibles, vous devez identifier la solution qui équilibre le mieux les besoins créatifs de vos équipes tout en maximisant la productivité grâce à une synthèse rapide et facile des idées. Voici quelques fonctionnalités à prendre en compte lorsque vous évaluez l’application de tableau blanc en ligne pour votre équipe:
Facilitation
Nous avons tous assisté à des réunions qui perdent rapidement leur concentration. Les outils de facilitation dans les tableaux blancs virtuels permettent aux chefs d’équipe de gérer efficacement le travail collaboratif tout en inspirant la créativité. Vous pouvez facilement partager des ordres du jour dans le tableau blanc à l’avance pour vous assurer que les membres de l’équipe sont préparés, et vous pouvez utiliser des minuteries pour garder les équipes sur la tâche et maximiser le temps passé à concevoir, collecter des commentaires et identifier les prochaines étapes. Utilisez les fonctionnalités de suivi et de présentation qui permettent aux animateurs d’aider les équipes à se regrouper et à se recentrer sur les bons endroits dans l’espace virtuel. Les animateurs peuvent également tirer parti des capacités de vote et des fonctionnalités de commentaires pour recueillir rapidement des commentaires et attribuer des priorités. De nombreux tableaux blancs numériques ont également la possibilité d’inviter des invités en dehors de vos utilisateurs connus pour offrir des perspectives créatives supplémentaires.
Collaboration
La collaboration en temps réel dans les tableaux blancs numériques s’appuie sur les avantages du brainstorming en personne tout en aidant les équipes à avancer aussi vite qu’elles le pensent. L’ajout de notes autocollantes, de dessins et de formes est plus rapide dans un format virtuel que sur un tableau blanc physique. Et permettre aux participants de travailler tous simultanément leur donne plus de temps pour la discussion et l’analyse. Cela garantit également à chacun d’avoir une voix et de partager ses réflexions sur la toile avant de finaliser les décisions. Les fonctionnalités supplémentaires utiles à rechercher incluent des éléments tels que les couleurs attribuées aux collaborateurs pour suivre les contributions individuelles et les moyens de fournir des commentaires immédiats (comme les réactions emoji, les commentaires et les fonctionnalités de chat) pour garder les gens engagés et permettre aux équipes de s’aligner plus rapidement sur les priorités et les étapes suivantes.
Les tableaux blancs virtuels rendent également possible et efficace la collaboration asynchrone. Les membres de l’équipe peuvent rejoindre des tableaux blancs partagés après une session, en ajoutant des idées d’actualités et en offrant des commentaires à leur rythme. Les historiques de versions permettent de revoir des idées plus anciennes et même de mettre au courant ceux qui ne peuvent pas assister à une réunion avec un examen rapide du tableau. Les commentaires et les notes doivent tous être accessibles via l’application unique, fournissant une plate-forme centrale sur laquelle les équipes peuvent s’appuyer et s’y référer.
Organisation
L’un des plus grands avantages d’un tableau blanc numérique devrait être de ne plus avoir à passer des heures à parcourir les notes autocollantes, les comptes rendus de réunion et les e-mails. Au lieu de cela, ces solutions devraient vous permettre d’organiser et de synthétiser rapidement des idées afin que vos équipes puissent avancer sur des plans d’action. Assurez-vous que votre application permet un regroupement et un tri faciles à l’aide de balises, de couleurs, de résultats de vote, d’émojis et d’autres critères qui rendent le tri et la synthèse automatiques possibles. Les modèles et conteneurs manuels ou automatiques peuvent également aider les utilisateurs à organiser et à classer les idées, ce qui permet aux membres de l’équipe de visualiser rapidement des modèles et d’identifier de nouvelles informations précieuses.
action
Les équipes peuvent tirer parti des fonctionnalités d’analyse des tableaux blancs numériques pour identifier et exécuter plus facilement les étapes suivantes. En utilisant la bonne application, vous pouvez hiérarchiser les idées organisées dans des plans d’action clairs. Les animateurs peuvent utiliser des commentaires et des balises pour effectuer des affectations, et les intégrations logicielles peuvent facilement transférer ces éléments d’action dans les flux de travail existants. Les membres de l’équipe peuvent ensuite revoir et partager le tableau blanc virtuel avec les parties prenantes appropriées pour assurer l’alignement du projet dans toute l’entreprise et au fil du temps.
Lorsque vous recherchez des moyens d’améliorer la collaboration et la productivité des équipes, il est important de se rappeler que les tableaux blancs virtuels peuvent être une solution efficace pour le travail à distance et au bureau. Ces plateformes inspirent la créativité, automatisent l’organisation et synthétisent rapidement les idées, permettant aux équipes de stimuler l’innovation sans heures de travail administratif. Passez du temps à identifier le tableau blanc numérique qui répond le mieux aux besoins de votre équipe et regardez les étincelles de créativité commencer à voler!
