Les véhicules de travail représentent une part importante de l'économie et sont utilisés dans presque toutes les industries. Les entreprises possédant des flottes comprennent les transporteurs, les coursiers, les industries de vente, de réparation et de services, les services publics, les transports publics, la livraison de pétrole et de gaz et les services d'urgence. Outre les voitures et les camions, la technologie de gestion de flotte est également utilisée pour les navires maritimes.
Au fur et à mesure que les organisations se sont développées, elles ont constaté les avantages d'essayer de coordonner et de suivre leur flotte de véhicules. En fait, il y a à peine trois ans, Gartner a déclaré que le secteur de la gestion de flotte valait 16 milliards de dollars et continuait de croître. Dans cet article, nous explorons pourquoi la gestion de flotte est un outil stratégique important pour de nombreuses organisations, quels sont ses avantages, comment le logiciel fonctionne et quels sont les défis.
Sommaire
Le but de la gestion de flotte
En termes simples, la gestion de flotte est l'organisation et l'administration impliquées dans la coordination des véhicules commerciaux. L'objectif ultime est que les entreprises puissent contrôler l'ensemble du cycle de vie de la flotte, ce qui leur permettrait ensuite d'améliorer l'efficacité, de réduire les coûts, d'augmenter la productivité, de réduire les risques et de garantir le respect des réglementations gouvernementales.
La gestion du parc englobe le suivi des véhicules, la surveillance des diagnostics mécaniques et l'analyse du comportement des conducteurs. En maîtrisant ces trois domaines différents, les entreprises peuvent maîtriser leurs coûts, superviser les performances et la maintenance, rester compétitives dans leur secteur et gérer la demande et les attentes des clients.
Les gestionnaires de flotte peuvent avoir différentes tâches en fonction de la taille de leur entreprise, mais leurs responsabilités peuvent inclure le suivi de la consommation de carburant et des coûts associés, la gestion des conducteurs, la santé, la sécurité et la conformité, la planification des itinéraires et l'acquisition et l'entretien des véhicules.
Les défis auxquels sont confrontés les gestionnaires de flotte
Les gestionnaires de flotte ont de nombreuses tâches chronophages qui sont souvent difficiles à justifier du point de vue du retour sur investissement. De nombreuses responsabilités des gestionnaires de flotte se chevauchent, ce qui peut créer une couche supplémentaire de complexité. Voici quelques-unes des principales tâches et défis auxquels ils doivent faire face:
1. Gestion du carburant
Les gestionnaires de flotte doivent prévoir un budget pour les coûts de carburant, et ce n’est pas facile car il y a (jusqu'à récemment) une augmentation constante des coûts de carburant. Même des fluctuations modestes peuvent faire dévier les gestionnaires, et comme les prix fluctuent en raison de facteurs externes, les gestionnaires ne peuvent pas faire grand-chose d'autre que de s'assurer qu'ils ont tout le reste en place pour rendre la consommation de carburant et les coûts adaptables.
Le diesel a été le précurseur pendant de nombreuses années, mais en raison de ses émissions nocives de NOx et d'un supplément de taxe supplémentaire, ce n'est pas toujours l'option la plus rentable. L'essence est le leader du marché, mais il y a une concurrence croissante de la part des véhicules électriques et hybrides et les gouvernements du monde entier poussent pour un avenir électrique. Cependant, l'achat de véhicules électriques et hybrides coûte plus cher.
Les équipes de maintenance devraient garder une trace de la consommation de carburant, si elle fluctue énormément, l'équipe pourrait vérifier les problèmes qui peuvent être résolus. De plus, la télématique peut dire à l’équipe si le comportement d’un conducteur a un effet sur les coûts de carburant.
Le défi n'est alors pas seulement la considération du meilleur coût à un moment donné, mais les coûts probables à long terme. Des évaluations de l'analyse coûts-avantages doivent être effectuées périodiquement, avant tout achat, puis un suivi à l'aide de la technologie doit être effectué dans le cadre d'une stratégie globale de gestion de flotte.
2. Acquisition de véhicules
Dans le cadre de toute évaluation que le gestionnaire de flotte doit faire, il doit garder une trace de la législation sur les véhicules, déterminer l'adéquation des véhicules et peut-être surtout négocier des accords avec les fabricants de véhicules. Des coûts supplémentaires tels que les taxes, l'assurance et l'entretien doivent être pris en compte, tout comme la valeur de revente.
3. Pénurie de chauffeurs
Alors que la demande de transport de marchandises augmente, il n'y a pas suffisamment de candidats chauffeurs pour répondre à cette demande. L'alternative est que les organisations embauchent des chauffeurs inexpérimentés, ce qui augmente les risques d'un certain nombre de points de vue, principalement la santé et la sécurité, mais aussi un manque de connaissances sur les itinéraires privilégiés, les meilleures pratiques et la consommation de carburant. Les moniteurs de comportement des conducteurs peuvent aider à garantir que ces conducteurs – et les autres membres de la flotte sont tous en sécurité et respectent les politiques de l'entreprise.
4. Voitures connectées, électriques et autonomes
Les voitures et la technologie sont de plus en plus liées. Comme mentionné, les voitures électriques sont l'avenir, et de nombreux fabricants et entreprises technologiques investissent également de l'argent pour rendre les véhicules autonomes. Les gestionnaires de flotte devront garder un œil attentif sur les tendances qui auront véritablement un impact à la fois pour leur propre organisation et en général. Il existe déjà des applications qui peuvent suivre les itinéraires, des notifications de maintenance, des technologies capables de surveiller la façon dont un conducteur réagit à certaines situations et des capteurs IoT. Ces technologies devront également être équipées des bonnes protections de cybersécurité, des solutions de sauvegarde des données et de reprise après sinistre.
5. Passage en revue des données
Le rôle d'un gestionnaire de flotte évolue en fonction des progrès technologiques. Avec cela, ils devront gérer plus au fil du temps, notamment la gestion des actifs, les initiatives environnementales et durables, la gestion de la mobilité et le suivi de toutes ces nouvelles données qui leur parviennent. Il convient de noter que la sélection des données qui leur sont utiles et de l’activité globale est essentielle, et les gestionnaires de flotte auront besoin d’aide dans ce domaine ainsi que dans de nombreux domaines différents. La délégation dans les grandes entreprises est donc essentielle. Toutes les informations ne sont pas égales et tous les logiciels ne sont pas égaux non plus; Les logiciels de gestion de flotte représentent une grande partie de leur travail, il est donc essentiel de mettre en place les bons fournisseurs, produits et services.
6. Exigences de conformité
En plus de se tenir au courant de la législation sur les véhicules, les gestionnaires de flotte doivent également s'assurer qu'il existe des moyens de répondre à d'autres exigences de conformité, allant de simples contrôles quotidiens et feuilles d'inspection, au contrôle technique, aux assurances et aux contrôles des conducteurs. Il doit y avoir suffisamment de données – qui sont également sauvegardées en toute sécurité, en cas d'accident.
7. L'impact du COVID-19
De nouveaux défis surgissent du fait de la pandémie. Par exemple, les gestionnaires de flotte auront besoin de la capacité de surveiller les véhicules à distance, ce qui augmentera le besoin d'un logiciel de gestion de flotte basé sur le cloud. D'autres exigences incluent la capacité d'augmenter ou de réduire en fonction de la demande, permettant de télécharger les données du tachygraphe à distance, de gérer le risque que les voitures de société soient utilisées à d'autres fins.
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flotte?
Le logiciel de gestion de flotte permet à un gestionnaire de disposer de toutes les informations dont il a besoin sur la flotte en un seul endroit. Il agit efficacement comme une base de données, ce qui peut aider les organisations à garder une trace de tout, des dépenses, l'envoi des chauffeurs, l'envoi de mises à jour aux clients, les tâches de conformité, le comportement des conducteurs et la consommation de carburant. Certains d'entre eux nécessiteront différentes applications dans le cadre d'une suite, mais les données pourraient être extraites de la base de données globale, ce qui rendra le processus administratif beaucoup plus efficace et les gestionnaires de flotte plus productifs.
Le suivi de flotte utilise le GPS pour surveiller les actifs – véhicules, travailleurs ou équipement. Il utilise la technologie télématique pour collecter des données en temps réel afin de fournir immédiatement des informations exploitables aux gestionnaires de flotte. De cette façon, un gestionnaire peut savoir quels véhicules expédier, où un véhicule est positionné et quand un véhicule revient, par exemple.
Voici un résumé de certains des principaux avantages du logiciel de gestion de flotte:
- De nombreuses tâches administratives telles que la cotation, la facturation, l'identification et la répartition des chauffeurs, la gestion des dépenses et la tenue des clients informés peuvent être simplifiées ou automatisées.
- Suivez la consommation de carburant, vérifiez les véhicules et les conducteurs en cas de surutilisation de carburant et surveillez le comportement des conducteurs. Ce faisant, les gestionnaires de flotte peuvent gérer plus efficacement le prix du carburant. Par exemple, en analysant le comportement des conducteurs, les gestionnaires peuvent avoir un aperçu des temps d'inactivité qui peuvent contribuer à une dépense importante en carburant.
- Le logiciel de gestion de flotte peut être équipé d'un logiciel d'automatisation du flux de travail, offrant aux gestionnaires des rappels de service et d'entretien réguliers en fonction de facteurs tels que la date, le kilométrage ou l'heure d'utilisation. En surveillant le calendrier de maintenance, les gestionnaires peuvent agir avant qu'un véhicule ne montre des signes de dysfonctionnement.
- Simplification de la gestion des chauffeurs sur le terrain avec une application pour communiquer avec eux par messages et commandes. De plus, les véhicules peuvent fournir des informations sur la commande et l'heure d'arrivée estimée.
- La conformité réglementaire et légale peut être mieux surveillée car toutes les informations sont tenues à jour et des notifications sur les dates d'expiration peuvent être utilisées.
- Tout ce qui précède peut aider les gestionnaires de flotte à devenir une partie plus stratégique de l'activité globale, car ils peuvent aider avec le budget et les prévisions, les efforts de durabilité et la gestion de grands changements (tels que le verrouillage en cas de pandémie).
- Les produits de gestion de flotte s'intègrent également à d'autres fournisseurs de logiciels, rendant d'autres tâches plus transparentes telles que les paiements, l'optimisation des itinéraires et les tâches RH.
- Les suites logicielles modernes prendront également en charge les applications mobiles, qui peuvent être utilisées par le personnel pour saisir et accéder aux données à distance
