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10 meilleures pratiques pour organiser une conférence virtuelle

La pandémie mondiale a contraint de nombreuses organisations à lancer leur propre conférence virtuelle ou à transférer un événement physique régulièrement programmé dans un forum en ligne. Le pivot semble facile à première vue, mais la production d'une conférence virtuelle de classe mondiale nécessite un état d'esprit différent.

Pourquoi virtuel?

La grande majorité des professionnels de la technologie ont passé leur carrière à assister à des conférences en personne. Bien faite, une conférence peut stimuler l'éducation sur les meilleures pratiques et offrir de précieuses opportunités de se connecter avec des pairs de l'industrie. Cependant, les conférences en personne sont limitées par l'espace physique. Souvent, les contraintes budgétaires sur les billets ou les déplacements empêchent les personnes mêmes – et des départements entiers – qui bénéficieraient le plus d'une nouvelle formation et d'une formation dirigée par des pairs d'y assister. Naturellement, les événements physiques sont, par nature, exclusifs – toutes les personnes qui pourraient participer n’ont pas la possibilité de le faire. Les événements virtuels – bien faits – éliminent de nombreux obstacles à l'accessibilité. Ils peuvent être inclusifs, gratuits et accessibles de n'importe où.

Quiconque organise une conférence, virtuelle ou non, doit tenir compte de ses principes directeurs et créer un soutien pour l'événement en conséquence. Si l'inclusivité est importante, par exemple, le modèle virtuel permet d'obtenir le soutien d'une communauté mondiale diversifiée de collaborateurs et de servir davantage de participants.

Cependant, le plus grand avantage du passage au virtuel est la possibilité de faire évoluer des conférences plus grandes chaque année. Contrairement aux conférences en personne, une conférence virtuelle peut se développer et accueillir plus de personnes sans sacrifier la valeur ou la qualité. Lorsqu'elles sont bien faites, les conférences virtuelles peuvent rapidement gagner une réputation de connexion avec les praticiens du monde entier. Et finalement, ils peuvent devenir quelque chose qui alimente le développement des affaires tout au long de l'année.

Meilleures pratiques pour l'organisation d'une conférence virtuelle

Voici quelques-unes des recommandations les plus importantes pour la création et le fonctionnement d'une conférence virtuelle.

Avoir la bonne équipe
De nombreuses entreprises se précipitent pour transformer leurs événements physiques en événements virtuels. Un événement virtuel nécessite des compétences et des connaissances qui ne sont peut-être pas familières à vos équipes d'événements physiques. Par exemple, comment allumez-vous une pièce pour la diffusion sur le Web? Comment assurez-vous des contrôles audio appropriés? Comptez sur des experts pour offrir des expériences de production raffinées. Pensez à la production plus à une émission de télévision qu'à un long webinaire en ligne.

Répéter
Assurez-vous d'accueillir des séances d'entraînement avec vos présentateurs. Assurez-vous qu'ils savent comment utiliser vos plates-formes technologiques, qu'ils savent comment partager des diapositives et que votre équipe a été en mesure de résoudre les problèmes techniques avant votre grand jour. Cela peut aider à mettre tout le monde à l'aise.

Préparez vos enceintes
Présenter à une foule lors d'une conférence en direct n'est pas la même chose que de présenter en ligne, en particulier pour les discours d'ouverture. Certains intervenants réussissent mieux devant un public. Envisagez de mettre en place une audience en direct pour certains orateurs, même si ce n'est pas la foule immense que votre conférence physique allait offrir.

Attentes d'inscription
Ceux qui organisent des événements en direct ont l'habitude de voir les inscriptions s'accumuler des mois avant leurs événements. Pour les événements virtuels, car aucun déplacement n'est requis, les participants s'inscrivent souvent à la dernière minute – même lorsque les sessions commencent! Environ 50% des inscriptions se produisent au cours des deux dernières semaines précédant l'événement, même si nous faisons la promotion de l'événement plusieurs mois à l'avance. Bien que cela puisse être angoissant à l'approche de l'événement, le revers de la médaille est avantageux. Avec une capacité illimitée, vous pouvez promouvoir jusqu'à la dernière minute.

Pistes de couloir
Trouver un moyen de stimuler l'engagement lors des conférences virtuelles est essentiel au succès de l'événement. Avoir une plate-forme de messagerie instantanée pour que les gens interagissent en temps réel aide les participants à apprendre les uns des autres et à construire de nouvelles relations. Cela permet également de maintenir l'élan de votre conférence bien après l'événement. Il garantit que la communauté reste engagée et obtient une valeur qui s'étend bien au-delà de la journée elle-même.

Live on Air
Pour les participants, il y a une grande différence entre les présentations en direct et celles enregistrées. Faites des présentations en direct une priorité absolue, mais assurez-vous d'enregistrer toutes vos sessions pour ceux qui ne peuvent pas assister à chaque session de votre conférence. Les présentations en direct sont tout simplement plus authentiques pour le public. Pensez à la différence que vous ressentez en regardant la télévision en direct par rapport à un épisode préenregistré. Les événements en direct ont un meilleur engagement.

On vous demandera 100 fois "ces sessions sont-elles enregistrées?" (Conseil de pro: créez un raccourci clavier pour copier / coller la phrase rassurante dans votre salle de chat de conférence: "Oui, ces sessions sont en cours d'enregistrement.")

Fuseaux horaires
Avec les événements virtuels, les gens peuvent venir du monde entier, alors assurez-vous que votre emploi du temps sert tous les participants dans leurs fuseaux horaires respectifs, et pas seulement pour la commodité de l'hôte. Peu importe où vous vivez, vous pouvez participer, ce qui augmente la portée de l'événement.

Mettre en place un code de conduite
Ce n'est pas parce qu'il est en ligne que tout le monde se comporte correctement. Ayez un solide code de conduite en place et appliquez-le. Assurez-vous que votre conférence offre une expérience sûre et agréable à tous les participants. Si les gens se conduisent mal, n’ayez pas peur de les démarrer à partir de votre plateforme, afin d’améliorer l’expérience de tous vos autres participants.

Meilleures pratiques après une conférence virtuelle

Après la conférence, vous aurez des demandes supplémentaires, dont certaines peuvent être nouvelles pour les organisateurs de conférences virtuelles. Il s'agit notamment de:

Conversations continues
Mettre en place un moyen pour les participants à la conférence de continuer à développer de nouvelles connexions. Les canaux de messagerie peuvent être utilisés toute l'année afin que les participants puissent se connecter avec les autres, solliciter des conseils et partager des opportunités d'emploi. Cependant, pour que cela réussisse, les organisateurs de la conférence doivent être disposés et capables de le surveiller pour protéger l'intégrité de l'espace.

Amplifier le contenu
Les événements produisent une multitude d'informations qui peuvent être utilisées pour soutenir le développement des affaires pour le reste de l'année. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez utiliser le contenu de vos événements pour créer des livres, des blogs, des livres blancs et continuer à alimenter l'engagement tout au long de l'année.

Tout compte fait, bien que les événements virtuels aient pu prendre de l'importance en raison de la crise de Covid, ils présentent des avantages précieux que les entreprises et les organisations communautaires devraient continuer à exploiter même lorsque le monde redeviendra normal.

Nous encourageons les autres à entreprendre une conférence virtuelle en raison de la capacité d'évoluer et d'atteindre plus de personnes. Il ne faudra pas trop de temps avant qu'une «conférence virtuelle» soit synonyme d'hébergement d'une conférence nouvelle et améliorée utilisant la technologie de réalité augmentée. Nous vous réservons un siège et vous y voyons.

Derek Weeks et Mark Miller sont co-fondateurs de DevOps toute la journée

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