L’année dernière a vu des changements imprévus dans les pratiques en milieu de travail. Des politiques aux technologies, les entreprises de tous les secteurs ont dû adapter leurs méthodes de travail et augmenter leurs investissements dans de nouveaux outils et systèmes pour accueillir une main-d’œuvre entièrement distante ou hybride.
A propos de l’auteur
Eugene Young est directeur national pour le Royaume-Uni et l’I chez DocuWare.
Les chefs d’entreprise peuvent tirer les leçons de l’année écoulée et créer des politiques et des pratiques technologiques solides qui profiteront à leur organisation pour les années à venir. En faisant preuve d’un leadership fort et en donnant le bon ton, les organisations peuvent devenir plus réactives aux changements nouveaux et soudains, ainsi que créer une main-d’œuvre plus productive et plus heureuse, s’adapter aux nouvelles attentes et créer un environnement de travail flexible qui attirera les meilleurs talents.
Sommaire
Créer un modèle de travail flexible
Faire preuve de flexibilité envers les besoins des employés peut aider à renforcer le moral et la culture. L’émergence d’un lieu de travail plus flexible n’a pas affecté négativement l’efficacité et la productivité. Selon CIPD, les travailleurs ayant des horaires flexibles sont plus susceptibles d’être engagés et peuvent potentiellement contribuer à générer 43% de revenus supplémentaires et à améliorer les performances de travail de 20%. Les employés utilisent le temps supplémentaire qui était généralement consacré aux trajets domicile-travail pour commencer tôt au travail ou pour faire d’autres activités telles que l’exercice, ce qui contribue à son tour à créer un meilleur équilibre travail-vie personnelle.
Les entreprises qui offrent des outils et des services qui permettent aux employés de travailler depuis n’importe quel endroit sont susceptibles de continuer à prospérer alors que nous sortons lentement de cette pandémie. Cela signifie que la main-d’œuvre peut s’adapter rapidement aux changements rapides sans causer de perturbations majeures, car elle est déjà configurée pour travailler depuis n’importe quel endroit, à tout moment. De plus, offrir des horaires flexibles peut être bénéfique pour la productivité des employés, la santé mentale et la capacité d’assumer des responsabilités non professionnelles. Cela peut permettre aux employés existants de continuer à travailler et est attrayant pour tout nouveau talent potentiel.
Même avant l’arrivée de la pandémie, les questions sur le travail flexible devenaient de plus en plus courantes lors des entretiens d’embauche. Les candidats évaluaient déjà les entreprises en fonction de la flexibilité offerte. Avance rapide jusqu’à présent, et le travail flexible est une attente au sommet de l’esprit de presque tous les candidats. Il deviendra de plus en plus courant pour les candidats de se voir offrir le choix de travailler quand et comme ils le souhaitent.
Le travail à distance est susceptible de rester dans un avenir prévisible, sous une forme ou une autre. Les chefs d’entreprise qui hésitent à mettre en œuvre des pratiques de travail flexibles à long terme doivent ajuster leur culture d’entreprise et faire davantage confiance à leurs employés. Les organisations qui ne s’adaptent pas aux attentes changeantes des employés en matière de travail flexible pourraient finir par perdre les meilleurs talents.
Pour combler le manque de talents et de technologies, les entreprises doivent investir dans les outils et systèmes appropriés. Les investissements technologiques ont été cruciaux pendant cette période incertaine. Par exemple, le passage au travail à distance a mis en évidence l’importance d’investir dans le cloud. Les employés ne sont plus liés par des réseaux internes, ce qui signifie que le travail peut continuer à se produire pour les entreprises n’importe où. Cela peut également être plus rentable pour les entreprises, car de plus en plus d’organisations adoptent des modèles d’abonnement en fonction des besoins de l’entreprise, plutôt que de faire des investissements énormes et inutiles.
La pandémie a accéléré l’adoption de solutions de gestion de documents basées sur le cloud. Les flux de travail automatisés pouvant se produire indépendamment de l’intervention humaine, les outils et solutions de cybersécurité avec une fonction de signature électronique facile à utiliser et à mettre en œuvre sont très demandés. Les données étant au cœur de chaque entreprise, ces outils ont été essentiels pour que les employés puissent accéder aux documents numériques et gérer des données bien structurées à tout moment, n’importe où et sur n’importe quel appareil en toute sécurité et en toute transparence. Les bons investissements peuvent également contribuer à garantir qu’un modèle de lieu de travail flexible est durable à long terme.
L’introduction des bons outils et services et la mise en œuvre de flux de travail automatisés permettront aux employés d’être plus productifs et indépendants. Les longues chaînes de courrier électronique, le traitement manuel ou la recherche d’une mise à jour peuvent être résolus avec des flux de travail programmés. Par exemple, une facture peut être envoyée et traitée par le service concerné, approuvée avec des tampons numériques et alertée automatiquement lorsque la tâche est terminée ou nécessite une action supplémentaire. En dotant les équipes des bons outils pour mieux gérer les processus, ainsi que pour remplacer les tâches sur papier par des flux de travail numériques, le personnel peut être libre de se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée. De plus, la mise en place de systèmes intuitifs permet aux employés d’apprendre en déplacement et de faire de leur mieux.
Encourager une plus grande collaboration
La collaboration est devenue plus vitale que jamais alors que les interactions avec les employés deviennent de plus en plus numériques. Travailler comme une seule organisation dans un environnement distribué nécessite de nouvelles compétences et de nouveaux outils pour permettre une fluidité du travail entre les départements. Le passage à une main-d’œuvre numérique ou hybride a permis aux organisations d’établir des mécanismes de communication et des flux de travail plus efficaces entre les départements auparavant cloisonnés. Cela signifie que les informations peuvent circuler plus facilement et garantir que le travail est terminé rapidement.
Afin d’encourager de plus grandes collaborations, les entreprises devraient investir dans des outils permettant aux collègues de travailler ensemble en direct dans les programmes Microsoft365, par exemple. Cela signifie que la collaboration peut se produire en temps réel et présente de réels avantages pour la création d’une main-d’œuvre à distance plus efficace. De plus, s’assurer que toute nouvelle technologie ou solution logicielle de gestion de documents s’intègre parfaitement aux systèmes actuels, signifie également que les perturbations sont minimes. Les employés peuvent travailler ensemble pour améliorer les produits et services et créer de nouvelles façons d’interagir avec les clients, ce qui améliorera l’expérience client et favorisera le succès de l’entreprise.
Mener de l’avant
Les chefs d’entreprise se sont vu offrir une excellente occasion de façonner le futur modèle de travail. Donner le bon ton au sommet aidera à insuffler un changement culturel plus large et à établir des valeurs d’entreprise à long terme. Pour garantir une main-d’œuvre productive, satisfaite et collaborative, les chefs d’entreprise doivent disposer de politiques et de pratiques flexibles. L’investissement dans les outils appropriés sera essentiel pour faire ressortir le meilleur des employés, ainsi que pour attirer et retenir les meilleurs talents.