Travail à distance: cinq étapes pour tirer le meilleur parti d'équipes distantes

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Depuis un certain nombre d'années, le travail à distance est en augmentation, d'autant plus que les gens ont embrassé les libertés offertes par la technologie pour parcourir le monde tout en restant connectés chez eux. Cependant, pour la majorité des employés de bureau, l'option de travailler à distance a été un traitement occasionnel et surtout volontaire.

À la lumière des événements mondiaux récents et de la possibilité de demander à des millions de membres du personnel de travailler à distance, il est essentiel que les entreprises comprennent comment maintenir une main-d'œuvre nouvellement isolée en sécurité, engagée et capable de réussir dans ses fonctions. Alors que nous commençons à relever les défis qui émergent chaque jour, voici quelques conseils pour gérer efficacement vos équipes dès le premier jour:

Communiquer, communiquer, communiquer

La communication doit toujours être au cœur de votre stratégie de gestion, mais elle prend une importance particulière en période d'incertitude. Il est essentiel que les travailleurs à distance se sentent connectés et informés; que ce soit votre PDG qui organise un briefing vidéo hebdomadaire pour toute l'entreprise, ou des entretiens individuels avec les responsables hiérarchiques par téléphone.

En plus de fournir des mises à jour sur les affaires et les questions liées à la stratégie, il est également utile de communiquer les points positifs à votre équipe partout où vous le pouvez. Il s'agit peut-être de l'anniversaire de travail d'un membre de l'équipe ou de la réussite d'un projet en cours. Pendant ces périodes de test, il est plus important que jamais de reconnaître le succès et d'élever l'esprit d'équipe là où vous le pouvez.

Affaires comme d'habitude

L'un des plus grands défis à relever pour soutenir une main-d'œuvre éloignée peut être le changement de routine et le manque de structure organisationnelle. Pour de nombreuses personnes, les perturbations causées par de longues périodes de travail à distance peuvent se révéler troublantes et il est important que les chefs d’équipe conservent autant de normalité que possible. Le cas échéant, les réunions régulières devraient se dérouler comme prévu et le calendrier quotidien doit rester sensiblement le même.

Pour ceux qui disposent de 9 à 5 heures, le maintien des schémas de travail habituels et l'établissement de limites claires peuvent aider à garantir que les employés sachent quand ils peuvent s'éteindre et ressentent moins de pression pour être constamment disponibles et à l'horloge. Le travail à distance ne doit pas se transformer en travail 24h / 24 et 7j / 7, il est donc important de respecter des heures de travail structurées autant que possible.

Offrez une flexibilité accrue

Cela dit, les entreprises devront également s'adapter au fait que les gens peuvent avoir de nouveaux engagements sur leur temps, qu'il s'agisse de garde d'enfants, de soins à un parent malade ou d'autres priorités. Le travail à distance peut permettre aux managers d'offrir des heures sur mesure à ceux qui en ont besoin, ce qui peut peser lourd sur les épaules d'un employé déjà stressé. Pour certaines personnes, le travail à distance flexible joue réellement sur leurs points forts, avec des participants travaillant à distance dans une étude américaine rapport une augmentation de 78% de la productivité et de la concentration. Accordez des paramètres aux horaires de travail flexibles de vos équipes afin que tout le monde sache quand leurs collègues travaillent et quand ils ne le font pas, ce qui contribuera à garantir que les gens ne se sentent pas poussés au présentéisme

Ajuster les attentes

Compte tenu des événements actuels, il est parfaitement compréhensible que les employés soient performants à un niveau sous-optimal. Les nouveaux défis posés par le travail à distance, ainsi que les pressions financières et émotionnelles supplémentaires, sont susceptibles d'entraîner une baisse des performances et du stress. Les dirigeants doivent s'en souvenir lors de la planification des révisions et de la gestion des performances pendant cette période. La responsabilité du succès incombe aux membres de l'équipe et aux gestionnaires, et les dirigeants doivent rassurer le personnel qu'ils ont leur soutien total pour tout ce dont ils ont besoin pour réussir.

Cela pourrait être en offrant des séances de méditation, un plan de travail personnalisé et des délais prolongés, ou une session avec un coach ou un mentor pour discuter des prochaines étapes et accroître la confiance. Quelle que soit la façon dont vous choisissez d'évaluer les progrès, adopter une approche compatissante et mesurée vous aidera à tirer le meilleur parti de votre personnel et à assurer son bien-être continu.

La touche humaine

Alors qu'un nombre croissant de pays entrent dans différentes phases de verrouillage et de mise en quarantaine, il est essentiel d'aider le personnel qui peut être aux prises avec des sentiments d'isolement et de solitude. Un appel rapide au lieu d'un e-mail ou d'un message instantané peut aider à atténuer ces sentiments, tout en réduisant les problèmes liés au manque d'indices sociaux sur lesquels nous comptons chaque jour, tels que le ton de la voix et le langage corporel. Nous vivons dans un monde rempli de technologies qui nous aident à rester en contact les uns avec les autres, et il est important de se rappeler qu'à la fin de chaque e-mail se trouve une vraie personne devant un ordinateur, avec les mêmes soucis, peurs et besoins émotionnels comme nous.

Dans la mesure du possible, les entreprises devraient encourager les appels vidéo sur les appels téléphoniques et les appels téléphoniques sur les messages instantanés. Les ressources RH numérisées, telles que les solutions de coaching numérique et de rétroaction des employés, peuvent aider à gérer le bien-être des employés et les processus de mentorat dans des situations difficiles ou éloignées. Les produits technologiques peuvent être la réponse à tant de problèmes, mais il n'y a souvent aucun substitut à ajouter une touche humaine.

La chose la plus importante à retenir pour les entreprises dans ce contexte sans précédent est qu'il y a bien plus dans la vie que le résultat net. Les employés sont des personnes, avec leurs propres besoins, préoccupations et situations, et nous devons tous nous rappeler de faire preuve de gentillesse dans notre humanité commune. Alors que le travail à distance peut sembler impersonnel et isolant, avec le bon type d'approche sur mesure et personnalisée, nous pouvons nous assurer que le personnel continue de se sentir soutenu, engagé et capable de continuer son travail dans un environnement sûr et attentionné.

Juliane Sterzl est vice-présidente UK&I chez CoachHub

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