Fin 2018, seulement 8% de la population active de l'UE déclarait travailler à domicile. Maintenant, il est étrange de penser que le travail à distance n'a jamais été la norme. Les organisations ont rapidement intensifié leurs plans de transformation numérique ou élaboré des plans à partir de zéro pour faire face aux défis de la pandémie de COVID-19. Nous avons tous parcouru un long chemin dans un délai très court.
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A propos de l'auteur
David Mills, PDG de Ricoh Europe.
Mais le travail à distance ne consiste plus à essayer de réaliser la continuité des affaires à court terme. Ce sera un champ de bataille clé entre les entreprises. Elle dictera également le succès ou l'échec à long terme d'une organisation. En fin de compte, c'est une bataille pour les gens.
Même lorsque les mesures d’éloignement social sont assouplies, les lieux de travail ne reviendront pas simplement à la normale. Le dentifrice est sorti du tube – beaucoup de gens voudront continuer à travailler à distance. En termes simples, les organisations qui ne sont pas mises en place pour permettre aux gens de choisir comment et où ils travaillent perdront la bataille pour les meilleurs talents et échoueront à long terme.
Il est clair que le verrouillage a mis en appétit pour un travail à distance. Alors, comment les employeurs peuvent-ils vraiment adopter le travail à distance et gagner la guerre pour attirer et retenir les meilleures personnes?
1. Faites passer les gens en premier
Les gens sont l'atout le plus important de toute organisation, ils doivent donc être au centre de la stratégie de travail à distance.
L'élément le plus négligé de cela est en fait de s'engager avec les équipes et de les consulter sur leur expérience. Cela aide à identifier les points douloureux et à développer des solutions pour garder vos gens heureux et engagés. Ce processus peut être rationalisé, ce qui facilite la rétroaction de tous. Les outils compatibles avec l'IA, tels que l'analyse des sentiments et même la biométrie, peuvent aider à déterminer les performances des employés ou les niveaux d'engagement et automatiser le processus de retour d'informations.
Une stratégie de travail à distance devrait également promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée pour protéger le bien-être. Cela pourrait inclure des conseils simples sur l'établissement d'une routine quotidienne et des stratégies pour s'éteindre à la fin de chaque journée. Il pourrait également inclure une analyse de l'utilisation des logiciels pour identifier ceux qui pourraient être à risque d'épuisement et qui auraient besoin de plus d'aide pour atteindre cet équilibre crucial.
2. Amplifiez avec l'automatisation
Il est faux de penser que l’automatisation ne peut pas être introduite à l’ère du travail à distance. C'est tout à fait faux. L'adoption de l'automatisation pour les tâches lourdes et lourdes peut aider à élever votre programme, libérant vos employés pour un travail plus gratifiant et à valeur ajoutée.
Alors que la plupart des domaines d'une organisation accueilleraient favorablement les efforts visant à simplifier les tâches fastidieuses, l'automatisation est particulièrement utile pour maintenir à distance les processus critiques de l'entreprise au sein de départements tels que RH, finances, achats et salle de courrier. Par exemple, les comptes créditeurs et débiteurs bénéficient grandement de l'automatisation en rationalisant les processus et en maintenant les flux de trésorerie stables.
Les outils d'automatisation peuvent aider à capturer les factures à leur arrivée; reconnaître et analyser les informations clés des documents, puis les transporter automatiquement vers un stockage cloud sécurisé et consultable. Cela permet un accès électronique en temps réel et des rapports d'état, ce qui aide les équipes à effectuer les paiements en temps opportun et à améliorer les relations avec leurs fournisseurs.
La communication est essentielle pour l'adoption de l'automatisation, car elle peut encore s'accompagner d'une certaine stigmatisation. Mais engager vos équipes, les assurer de leurs rôles et expliquer comment l'automatisation est conçue pour leur faciliter la vie aidera finalement à conduire ce changement de processus et à améliorer le moral.
3. Permettre aux gens de travailler ensemble, même lorsqu'ils sont séparés
Penser à l'expérience de travail à distance est vital. Il existe maintenant une multitude de solutions technologiques qui permettent aux gens de collaborer en toute transparence avec leurs collègues et de faire leur travail quel que soit le lieu. Si votre expérience est inégale ou irrégulière, le moral en souffrira et les bonnes personnes iront tout simplement ailleurs.
Les outils collaboratifs tels que Microsoft Teams et Cisco Webex ont démontré leur valeur depuis l'introduction de mesures de distanciation sociale, en grande partie grâce à leur intégration dans des systèmes logiciels évolutifs. Alors que de nombreuses entreprises ont eu accès à ces programmes pendant un certain temps, pour ceux qui ne savent pas quel outil choisir, il existe une abondance d'essais gratuits disponibles. Celles-ci permettent aux petites entreprises, en particulier, de brancher et de jouer différentes technologies, contribuant à créer une expérience cohérente et à maintenir l'engagement entre les équipes.
Les communications unifiées en tant que service (UCaaS) et les systèmes basés sur le cloud centralisent les logiciels et applications clés sur une seule plateforme. Cela permet la collaboration via la vidéoconférence et la messagerie instantanée, le partage d'écran et l'édition de documents en temps réel. Déployés rapidement et en toute sécurité, ces outils de collaboration créent une expérience positive et permettent à ceux qui travaillent au sein de nombreuses équipes et sites de livrer des projets clés et des services clients aussi efficacement que jamais.
Les gens font réussir les organisations
Les attitudes à l'égard du travail à distance évoluaient bien avant la pandémie de COVID-19. Les recherches de Ricoh Europe de l'été 2019 ont révélé que près des deux tiers (64%) des travailleurs européens s'attendaient à pouvoir travailler de manière flexible et les trois quarts (74%) pensaient que le travail à distance serait inscrit dans des contrats dans un proche avenir.
Ce que la pandémie nous a montré, c'est que des organisations entières peuvent travailler efficacement lorsqu'elles sont dans des endroits disparates. Le lieu de travail a changé pour toujours. Ceux qui adoptent une approche axée sur les personnes et utilisent la technologie pour permettre aux équipes de choisir comment et où ils travaillent seront ceux qui, en fin de compte, prospéreront.
