Covid-19 a été la crise la plus perturbatrice qui ait eu un impact sur les entreprises, la société et l'économie au Royaume-Uni dans l'histoire du temps de paix. Le virus s'est révélé plus dommageable et mortel que quiconque ne l'avait prédit il y a quelques mois à peine. En conséquence, des milliers d'entreprises n'ont eu d'autre choix que de fermer les portes des bureaux et de mettre en œuvre une stratégie globale de travail à distance pour tout le personnel.
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A propos de l'auteur
Sridhar Iyengar est directeur général de Zoho Europe.
De plus, en raison du rythme extrêmement rapide dans lequel les choses se sont intensifiées, de nombreuses entreprises au Royaume-Uni n'ont pas eu plus d'une à deux semaines pour réviser l'ensemble de leur stratégie d'exploitation interne, en passant à un modèle de travail à 100% à distance.
S'il est vrai que les initiatives de travail flexible ont été une tendance croissante dans un nombre croissant d'entreprises au cours des dernières années, des milliers d'entreprises ne sont tout simplement pas prêtes à préparer une main-d'œuvre entière pour le travail à distance.
infrastructure informatique
Un récent sondage de la société de capital-investissement Leonne International a révélé que plus d'un quart des décideurs d'entreprise estiment que leur entreprise manque de travailleurs qualifiés pour gérer «le travail à distance généralisé et à long terme pour le personnel». Dans le même temps, quatre entreprises sur dix déclarent avoir l'intention d'augmenter leurs investissements informatiques et technologiques pour soutenir leurs employés travaillant dans l'isolement familial et près de la moitié des entreprises devraient être plus ouvertes à la collaboration en cette période difficile.
La bonne nouvelle est qu'il existe de nombreux services et technologies disponibles pour garantir que les entreprises peuvent continuer à fonctionner de manière relativement fluide, malgré les perturbations.
Logiciel en tant que service
Avec les développements modernes des capacités SaaS (Software-as-a-Service) et des technologies cloud, par exemple, le monde n'a jamais été mieux placé pour faire face à une crise qui a confiné tant de personnes à leur domicile dans un avenir prévisible. . L'une des périodes les plus difficiles pour les entreprises qui ont la chance de survivre à cette période horrible et à la récession imminente est maintenant. Le recyclage des employés, l'accoutumance à de nouveaux services et applications et la recréation d'une version à distance de la culture bureautique représentent la moitié de la bataille pour maintenir la productivité et même la rentabilité de votre entreprise.
Cependant, engager une «toute nouvelle» stratégie de travail à distance ne signifie pas que vous devez jeter la culture de votre entreprise avec l'eau du bain. En fait, les fournisseurs d'outils commerciaux basés sur le Web et les sociétés de développement de logiciels ont passé des années à veiller à ce que leur technologie fonctionne de la manière la plus fluide et la plus sûre possible, permettant aux employés de basculer de manière transparente entre les environnements distants et de bureau, sans ternir ni perturber la culture d'entreprise ou les canaux de communication.
La technologie ne peut pas remplacer la culture, mais elle peut la compléter. La culture peut encore être promue à distance et cela peut être dû à un leadership fort donnant le ton et garantissant que les mêmes aspects culturels sont promus dans toute l'entreprise. Il est toujours vrai, cependant, que l'adoption d'une pléthore de nouveaux services en quelques semaines peut être difficile, et il y a un certain nombre de choses que les entreprises et les employés doivent surveiller lors de la mise en œuvre d'un modèle de travail à distance à 100%:
Comprendre la technologie
Sans apprendre aux lecteurs de TechRadar à sucer des œufs, il est important que tous vos employés, collègues ou même directeurs soient à jour sur la technologie requise pour vos opérations commerciales et, plus important encore, sur chaque type de technologie.
Par exemple, à moins qu'il ne soit déjà mis en œuvre, il est essentiel que les décideurs clés soient conscients de la différence entre Infrastructure-as-a-Service (IaaS), Software-as-a-Service (SaaS) et Platform-as-a-Service (PaaS ), et qui est requis en fonction de l'offre et des exigences de votre entreprise.
Choisir la simplicité
Bien sûr, la mise en œuvre d'une stratégie de travail à distance doit commencer par la bonne technologie. Il peut être si facile pour les responsables des opérations de sélectionner une gamme d'outils en ligne ou logiciels différents parmi une multitude de fournisseurs différents en fonction des évaluations des utilisateurs. Cela se traduit généralement par un «monstre de Frankenstein» d'une infrastructure informatique – avec différentes applications SaaS exécutant différents services ou fonctions d'une entreprise. Il est donc impossible de visualiser les données d'une organisation dans une échelle de temps utile pour prendre des décisions commerciales stratégiques.
Cela ne devrait pas être le cas et les entreprises devraient s'assurer que toutes les applications et tous les logiciels appartiennent à un seul fournisseur, sur une seule plate-forme. La convivialité est également un facteur clé à considérer lors de la sélection d'un nouveau fournisseur, d'autant plus que le personnel doit s'adapter rapidement et tout en travaillant à distance.
Investir dans des ressources en ligne
Un récent rapport d'un groupe de réflexion britannique a révélé qu'un tiers des employés ont vu leur système de vidéoconférence s'écraser au cours des trois dernières semaines. Cela n'est pas surprenant compte tenu de l'énorme afflux de travailleurs à distance et de la pression considérable que cela exerce sur les ressources informatiques à domicile existantes.
Les organisations confrontées à des perturbations informatiques constantes n'ont clairement pas réussi à s'adapter aux exigences en ligne du travail à distance. Cela nécessite une bande passante Internet appropriée (un ménage contenant 2 à 4 travailleurs à distance devrait envisager une vitesse de téléchargement d'au moins 100 à 200 Mbps).
En outre, le matériel obsolète utilisé auparavant pour rien de plus que la navigation sur le Web peut ne pas convenir au travail à domicile. Les organisations devraient envisager de mettre à jour les ordinateurs ou les webcams des employés avec un équivalent moderne si des problèmes constants entravent les performances ou la productivité (En règle générale, la spécification système d'au moins 4 Go de RAM, une unité de traitement informatique moderne (CPU) avec une vitesse de traitement de 1,6 GHz, et un disque dur ou un disque SSD avec au moins 100 Go d'espace est idéal).
Sécurité
Depuis l'éclosion de Covid-19 au Royaume-Uni, nous avons remarqué une augmentation du nombre de cybercriminels tentant de profiter de la nouvelle politique généralisée de télétravail des entreprises. Une vague de nouveaux appareils non sécurisés et une utilisation accrue des appareils domestiques ont donné aux cyberattaquants une pléthore de nouveaux points de vente à engager, pirater ou corrompre, ce qui signifie que les données d'entreprise sont plus vulnérables que jamais.
Il est essentiel d'utiliser un fournisseur de services de plate-forme qui priorise la sécurité et la confidentialité. Les éléments à surveiller lors de l'examen de la sécurité d'un fournisseur de services sont les suivants: publient-ils des publicités? – dans l'affirmative, il est probable que les données client soient utilisées d'une manière ou d'une autre pour des publicités personnalisées, de sorte que vos données personnelles et d'entreprise ne sont pas seulement stockées dans votre propre infrastructure informatique, mais également dans les fournisseurs de services publicitaires de votre plate-forme.
Il convient également de déterminer si l'entreprise pour laquelle vous travaillez possède son propre centre de données – si tel est le cas, vous pouvez être plus confiant que les procédures de diligence raisonnable et de sécurité les plus strictes sont en place pour maintenir la sécurité des données des services que vous utilisez.
La formation en ligne
Tout le monde ne peut pas tout de suite se familiariser avec les nouvelles technologies. Il est donc important que des sessions de formation par vidéoconférence soient proposées à tous les employés, afin que chacun puisse se familiariser avec les nouvelles technologies le plus rapidement possible. Cela contribuera non seulement à la productivité, mais aussi à la sécurité de l'entreprise – il est facile d'oublier que l'afflux de travail à distance encourage les cybercriminels opportunistes à cibler les employés qui ne sont peut-être pas bien familiarisés avec les simples mesures de cybersécurité ou de détection de fraude.
L'accès instantané aux conseils en ligne et au support technique est également inestimable à l'heure actuelle, c'est pourquoi nous, chez Zoho, avons amélioré notre service de support technique en ligne 24/7.
