La stratégie de travail à domicile est une réponse valable et proportionnelle à une pandémie (et à de nombreux autres scénarios de reprise après sinistre). Le problème auquel de nombreuses entreprises sont confrontées est que, bien que certains employés puissent travailler et travaillent à domicile, la grande majorité des employés de bureau ne sont pas équipés et ne le devraient peut-être pas. Par conséquent, cette panacée perçue à la situation actuelle nécessite une réflexion plus approfondie et un examen pratique avant que les entreprises ne la déploient sur l'ensemble de leurs effectifs.
Depuis plus de 20 ans, je travaille avec des milliers d’entreprises sur des plans de continuité du travail, et les 5 considérations clés suivantes doivent toujours être examinées:
Sommaire
Appareils et connectivité
L'entreprise doit donc se demander s'il est techniquement possible pour vous de travailler à domicile. Il existe quelques choix populaires:
i) Équiper les utilisateurs d'un ordinateur portable appartenant à l'entreprise, mis en place par le service informatique
ii) Autoriser les utilisateurs à utiliser leurs propres appareils et donner accès à un bureau virtuel
iii) Permettre aux utilisateurs d'utiliser leurs propres appareils pour se connecter à leur bureau de travail au bureau
iv) Permettre aux utilisateurs d'avoir des applications professionnelles installées directement sur leurs propres appareils (non recommandé)
Ceux-ci résolvent l'informatique mais pas le défi de la connectivité réseau. Si vous avez un haut débit à domicile, il n'est pas déraisonnable de l'utiliser, avec un VPN d'entreprise. Si vous n'avez pas de haut débit, l'entreprise doit l'acheter ou équiper le personnel d'un dongle ou d'un téléphone MIFI 4G / 5G.
Cela nous amène à la question plus large des communications. Il existe d'excellents outils de collaboration et de messagerie (par exemple, Microsoft Teams ou Slack) qui incluent également la vidéoconférence pour fournir une interaction humaine importante. Cependant, pour les rôles destinés aux clients, vous devrez considérer comment les communications vocales peuvent être livrées à distance. Si les utilisateurs ne disposent pas d'un mobile d'entreprise, ils peuvent utiliser un téléphone personnel ou un mobile personnel – mais cela entraîne des problèmes de facturation des appels professionnels et la confidentialité des numéros personnels partagés avec les clients.
La meilleure solution consiste à utiliser un pour utiliser un «téléphone logiciel» VoIP basé sur le cloud utilisant Internet pour acheminer les appels. Les utilisateurs peuvent passer des appels sur leur ordinateur portable à distance en utilisant simplement un casque comme s'ils étaient au bureau. Ceux qui les ont utilisés auront connu la frustration d'appels parfois interrompus. Si les appels sont internes, c'est tolérable, mais pas pour les appels externes aux clients. En outre, le risque d'une voix sur Internet de mauvaise qualité augmentera en raison de l'utilisation supplémentaire du haut débit à domicile.
Applications
Si vous avez résolu tous les problèmes répertoriés ci-dessus, vous pouvez désormais utiliser un ordinateur de bureau et passer et recevoir des appels. Cependant, pouvez-vous faire tout ce dont vous avez besoin? De nombreuses entreprises utilisent Office 365 et, par conséquent, les e-mails, les applications bureautiques et les documents partagés sont tous accessibles via une connexion Internet.
Cependant, bon nombre d'entreprises utilisent encore des applications héritées. Celles-ci ne peuvent pas ou ne peuvent pas facilement être exécutées sur Internet et, par conséquent, les options détaillées ci-dessus nécessitent vraiment une réflexion. La connexion à distance à un PC de bureau qui peut exécuter l'application héritée peut être le seul moyen, mais vous avez ensuite un peu de préparation technique et de formation des utilisateurs pour prendre en compte vos plans de réponse.
Capacité WFH
Supposons que 10 à 20% du personnel travaille normalement à domicile. Vous êtes maintenant confronté à un scénario où il peut être de 50% (en supposant que vous avez divisé votre bureau entre les travailleurs à domicile et les employés de bureau) ou 100% si un bureau a fermé. Votre technologie de travail à distance (routeurs, pare-feu, VPN) n'aura probablement pas été définie pour cette capacité. Votre organisation possède-t-elle l'infrastructure, la bande passante réseau et les licences pour vous permettre de prendre en charge le nombre d'utilisateurs?
En dehors de la portée de votre entreprise, il y a celle des réseaux publics – à la fois Internet et mobile. Presque tous les réseaux de communication personnels et domestiques fonctionnent sur une base contestée. Nous partageons tous la capacité disponible. La meilleure façon de penser à cela est le trafic autoroutier aux heures de pointe où des charges de personnes allant dans la même direction en même temps créent des goulots d'étranglement. La vitesse et la qualité seront affectées si une grande partie de la population active utilise toutes les connexions haut débit mobile et domestique en même temps. Les choix antérieurs d'applications et de solutions vocales doivent donc tenir compte des besoins en bande passante et les minimiser autant que possible.
Environnement de travail
Vous vous souvenez peut-être du correspondant de la BBC dont le jeune enfant a joyeusement écrasé une interview en direct! Dans ce cas, il avait en fait un bureau où il travaillait à domicile. Beaucoup de travailleurs n’ont pas le luxe d’un bureau. Les jeunes travailleurs des grandes villes vivent probablement dans des logements partagés.
Un comité exécutif prenant des décisions sur le travail à domicile aura une perspective basée sur son propre environnement familial. Pour beaucoup, la réalité est très différente: travailler sur une table à manger, perché sur un dessus de cuisine ou travailler sur ses genoux sur un canapé. Ce sont OK pour les quelques heures de rattrapage par courrier électronique après le dîner, mais pas pour huit heures d'affilée pendant des semaines ou des mois.
Les entreprises ont une obligation de santé et de sécurité envers leur personnel, où qu'ils travaillent. Au bureau, le personnel peut avoir des chaises particulières, des dispositifs d'atténuation RSI, des écrans anti-rayonnement, etc. La plupart du personnel sera accommodant à la maison, mais certains auront besoin d'aide, vous devriez donc envisager une simple auto-évaluation du travail à domicile.
Sécurité et confidentialité
Enfin, en supposant que tout ce qui précède peut être surmonté, il y a une question fondamentale à poser – sommes-nous autorisés à travailler à domicile? Depuis les dernières épidémies de pandémie au milieu des années 2000, nous avons procédé à des révisions fondamentales des réglementations sur la confidentialité des données (RGPD, PCI, etc.). Nous avons également appris des violations que les données sont soumises à la conformité et à la surveillance partout où elles vivent.
Le pire exemple serait un travailleur à domicile utilisant son propre PC; propre mobile; travailler à partir d'un espace commun dans un appartement partagé; parler et accéder aux données de l'entreprise, personnelles et peut-être financières. Cette méthode de travail à domicile n'est tout simplement pas acceptable par rapport aux avantages.
Cela ne s’appliquera pas à l’ensemble du personnel, mais pour de nombreuses entreprises, cela met en évidence les problèmes potentiels et la possibilité de considérer d’autres méthodes ou de suspendre leur fonction. Quelques conseils généraux pour la sécurité du travail à distance:
· Exiger des mots de passe pour tous les appareils
· Activer MFA pour toutes les applications
· Chiffrer tous les disques durs
· Verrouillez les appareils si un mot de passe incorrect est entré trop de fois
· Déconnectez ou verrouillez automatiquement les appareils après une période d'inactivité
· Activer les fonctionnalités de suppression ou d'effacement à distance
Le gouvernement planifie la prochaine phase de sa réponse et les entreprises mettent déjà en œuvre leurs plans de continuité des activités. Alors que le travail à domicile est un chemin bien parcouru, la réalité pour beaucoup est que ce sera le diable dans les détails qui en fera une réalité – ou non.
Mike Osborne est président non exécutif de Barres de données
