Considérations clés pour la gestion du passage au travail à distance

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Le travail à distance est désormais imposé à de nombreuses personnes dans le monde. Pour certains d’entre nous, c’est le business as usual (autant que possible en ces temps étranges) car nous avons déjà intégré des facettes du travail à distance dans nos vies. Pour certains, c’est presque normal, car ils ont maintenant plus de gens et peut-être des enfants à la maison. Cependant, de nombreuses organisations se sont efforcées de trouver des solutions rapides pour conserver les lumières virtuelles.

De nombreuses organisations apprennent encore les ficelles du travail à distance à plus long terme au cours de cette période difficile. Ce n'est souvent pas une mauvaise chose, car cela oblige les organisations à découvrir rapidement ce qui fonctionne (et ce qui ne fonctionne pas) pour leur situation particulière. Cependant, en général, les défis se répartiront en deux camps – culturel et technique. Résolvez les deux et la plupart des organisations constateront que le travail à distance est là pour rester et apportera des gains de productivité à long terme.

Relever les défis culturels

Culturellement, il est important de comprendre que le travail à domicile pour la première fois peut être une transition difficile pour certaines personnes. Les employés devraient être encouragés à maintenir une routine et à essayer de sortir et de prendre des pauses. Essayez de garder les réunions virtuelles au même moment qu'elles se produisent au bureau. Envisagez une pratique régulière, comme un enregistrement en fin de journée – cela pourrait être aussi informel qu'une réunion par e-mail ou par chat, mais là encore, cela aide à structurer la journée de travail.

Beaucoup manqueront le lien de bureau qui (espérons-le) se produit dans un cadre physique. Certains de ces éléments peuvent être répliqués dans des fonctions de discussion de groupe ou une plate-forme sociale d'entreprise. Ce sont de bons véhicules pour partager des éloges, de bonnes nouvelles ou généralement rattraper son retard. Particulièrement maintenant, beaucoup d'entre nous ont un besoin aigu de se connecter les uns aux autres et ces plates-formes sont un bon moyen de le faire.

Maintenir la productivité

Mais comment maintenir la productivité? Une astuce est que lors de la tenue de réunions, la vidéo et le partage d'écran offrent un engagement et une productivité beaucoup plus élevés que le simple audio. Il permet de garantir que les gens ne sont pas tentés de «réaliser plusieurs tâches au cours d’une réunion virtuelle et de se concentrer comme ils le feraient dans un cadre physique. Encourager les employés à «travailler à haute voix» et leur rappeler de trop communiquer sur ce qu'ils font peut garantir que tout le monde sait ce que font les autres afin de s'assurer qu'un projet reste sur la bonne voie.

N'oubliez pas qu'une fois que nous avons traversé cette situation, les choses sur le plan culturel peuvent ne plus jamais être les mêmes et nous constaterons probablement que les plates-formes de collaboration de clavardage de groupe constituent un excellent moyen pour les équipes réparties de dire en boucle et que les réunions en face à face seront enregistrées. uniquement pour les rattrapages les plus importants.

Répondre aux exigences techniques

Certaines des exigences techniques peuvent (sans doute) être plus faciles à répondre que les dimensions culturelles, mais néanmoins la technologie est vitale pour réussir. Pour commencer, il est maintenant temps de remplacer tout «ordinateur de bureau» (tout ordinateur non portable) par un ordinateur portable pour tous les employés qui en utilisent un.

Les ordinateurs portables modernes sont désormais tout aussi puissants que leurs homologues encombrants pour la plupart des tâches. Les utilisateurs devraient recevoir des casques (idéalement avec un bouton de sourdine et une suppression du bruit) pour effectuer des appels, car leurs homologues intégrés offrent généralement une mauvaise expérience de réunion pour tout le monde. Cela dit, les besoins doivent être présents dès maintenant, donc cela pourrait être une décision à plus long terme.

Une connexion Internet fiable est bien sûr vitale. Les entreprises qui paient pour cela au nom de leurs employés devraient considérer les demandes de mise à niveau vers de meilleurs packages et en particulier celles qui ont de meilleures vitesses de téléchargement, car une connexion aussi proche de la symétrie que possible offrira une meilleure expérience pour tous.

Les logiciels et les services sont également une considération clé. À l'heure actuelle, de nombreuses entreprises pourraient «se débrouiller» ou expérimenter différentes solutions. Ce n'est pas une stratégie viable à long terme, même si certains apprentissages clés ont déjà été trouvés. Les questions cruciales à poser sont les suivantes:

– Les utilisateurs peuvent-ils accéder à toutes les applications métier dont ils ont besoin?
– Votre accès à distance est-il sécurisé et évolutif?
– Tous les outils et plates-formes s'adaptent-ils au nombre d'utilisateurs simultanés potentiels?
– Existe-t-il déjà une plateforme d'appel et de réunion utilisable?

Enfin, surveillez les plates-formes de communications unifiées sur site qui n'ont peut-être pas été conçues pour prendre en charge 100% des travailleurs distants – ils pourraient offrir une mauvaise expérience.

De plus, l'utilisation de réseaux privés virtuels (VPN) pour tout le trafic Internet peut être considérée comme une bonne pratique de sécurité mais n'est généralement pas la meilleure performance pour les communications unifiées.

Nous vivons une période difficile, mais à bien des égards, les événements actuels entraîneront des changements dans les organisations, les personnes et les habitudes de travail qui pourraient avoir des avantages à long terme une fois la crise terminée.

Tom Arbuthnot est architecte principal des solutions chez Systèmes de modalité

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