Notre façon de travailler évolue, offrant aux employés une flexibilité accrue et plus de moyens de communiquer que jamais. Mais avec plus de canaux pour coordonner et collaborer, les informations sont de plus en plus fragmentées entre différentes applications et plates-formes d'entreprise. Le résultat – les responsabilités ne sont pas claires, le travail devient cloisonné et les employés sont aux prises pour suivre le rythme d'un barrage sans fin de notifications.
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A propos de l'auteur
Robbie O’Connor, responsable EMEA chez Asana.
À cela s'ajoute le défi posé par les systèmes désuets, tels que le courrier électronique, qui laissent des informations et des documents critiques coincés dans des fils de discussion ou inaccessibles à l'ensemble de l'équipe. Ce manque de transparence signifie que les employés sont obligés de passer des heures par semaine à rechercher des informations et perdent un temps précieux pour tenter de se mettre à jour.
Qu'est-ce que le «travail sur le travail» et comment cela affecte-t-il la satisfaction au travail et les performances?
Les employés de toutes les tailles d'entreprise – dans tous les secteurs – passent des heures à des réunions inutiles, répondent aux e-mails, répondent aux pings de messagerie, recherchent des documents et des fichiers et font des efforts en double. Notre indice d'anatomie du travail a révélé que les travailleurs du savoir mondial pensent qu'ils consacrent un tiers de leur temps au travail, mais en réalité, près du double de celui consacré à des tâches répétitives de faible valeur, notamment la recherche d'informations, les réunions et la communication sur le travail.
La même enquête a montré que la performance des employés (39%) et la rétention (33%) étaient les plus affectées par les organisations qui ne gèrent pas efficacement les charges de travail. Bien que tout travail ne puisse pas être de grande valeur, il existe des moyens de réduire le nombre de tâches improductives ou répétitives effectuées quotidiennement, notamment en minimisant les réunions inutiles ou en automatisant les tâches répétitives. La clarification de la manière de hiérarchiser le travail en fonction de ce qui apportera le plus de valeur commerciale est un autre excellent moyen d'améliorer les performances et d'augmenter l'efficacité.
Chez Asana, nous tirons parti d'une structure appelée «Pyramide de clarté» pour aligner tout le monde sur le but et les objectifs de haut niveau du travail quotidien qu'ils effectuent, et les résultats concrets qu'un travail individuel devrait produire. Ces objectifs de haut niveau devraient alimenter un sous-ensemble d'objectifs à court terme, créant une base solide qui permet aux gestionnaires de fournir une vision claire de ce qui doit arriver et quand.
Comment la technologie façonne-t-elle notre façon de travailler? Quels sont les avantages et les inconvénients?
Ces dernières années, nous avons assisté à une explosion d'applications et de logiciels destinés à aider les travailleurs à communication et collaboration. Cela représente à la fois un défi et une opportunité pour les organisations et leurs employés.
Bien que l'adoption de nouvelles applications et de nouveaux outils puisse souvent être la solution parfaite pour augmenter la productivité des employés, ils ne sont aussi efficaces que les équipes qui les utilisent. Du point de vue des employés, il est important de prendre le contrôle de vos notifications ou ils finiront par vous contrôler. Les notifications partiellement désactivées ou les laisser activées pour des projets spécifiques peuvent aider à limiter les distractions au travail et vous permettre de vous éteindre une fois que vous êtes parti pour la journée. Les entreprises qui ont créé les logiciels que nous utilisons dans le cadre de leur travail veulent également garantir que les utilisateurs peuvent «s'éteindre». Dans Asana, nous améliorons les notifications sur mobile et sur le Web, permettant aux clients de mieux contrôler comment et quand ils sont alertés.
Les entreprises devraient également chercher à définir comment et quand utiliser les outils, en précisant s'ils intégreront ou remplaceront les processus existants, et quel devrait être le résultat souhaité pour chaque individu. Sans prendre en compte ces considérations, le chaos s'ensuivra, laissant les équipes aux prises avec des processus variés et des flux de travail disjoints.
Comment les organisations peuvent-elles gérer efficacement les processus individuels et d'équipe pour réduire la duplication des tâches?
La duplication de travail est généralement le résultat d'un manque de visibilité, que ce soit au niveau des équipes individuelles ou des différents services. Plus de 10% de la journée d’un employé – 4 heures et 38 minutes par semaine – est consacrée à des tâches déjà accomplies. Cela représente plus de 200 heures d'efforts en double et une perte d'efficacité chaque année. C'est un résultat sans surprise lorsque tant d'informations et de documents importants sont attachés dans des e-mails ou enfouis dans des fils de discussion.
Pour éviter cela, les organisations devraient chercher à mettre en œuvre des outils qui offrent une plus grande transparence, tels que des services de partage de fichiers, qui rendent les fichiers et les informations plus accessibles aux gestionnaires et aux employés de l'organisation. De plus en plus, la transparence peut également favoriser une plus grande responsabilisation des employés pour le travail qu’ils effectuent, ce qui peut permettre aux équipes de travailler ensemble plus facilement.
Pourquoi l'automatisation est-elle essentielle pour améliorer l'engagement des employés et obtenir de meilleurs résultats commerciaux?
Nous vivons dans un environnement de travail de plus en plus dynamique et mondialisé et afin de suivre le rythme et de rester compétitifs, il sera de plus en plus essentiel pour les entreprises et leurs employés de mettre en œuvre des processus et des technologies qui les aideront à travailler plus intelligemment, pas plus dur.
Pour suivre le rythme, les entreprises devraient chercher à accroître leur adoption d'outils automatisés dans le but de supprimer ou de minimiser la quantité de tâches de faible valeur ou répétitives de la journée de travail et de donner aux employés le temps de se concentrer sur le travail pour lequel ils ont été embauchés. . Cela contribuera non seulement à accroître l'efficacité, mais aussi à aider les employés à s'investir davantage dans la façon dont le travail qu'ils accomplissent contribue à faire progresser les objectifs de l'entreprise.
